A rejeição de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode acarretar problemas no setor fiscal da empresa e, por isso, é preciso entender suas principais causas e o que é possível fazer para evitar a rejeição. Antes de tudo, saiba que quando uma NF-e submetida à Secretaria de Fazenda e não é aprovada, ela é considerada rejeitada.

Há inúmeras razões que levam a tal incidente, e é importante deixar claro que a ocorrência é bem comum. É fundamental evitar que isso aconteça e, claro, saber como solucionar problemas de rejeição de NF-e.

Pensando nisso, trouxemos para você os casos mais comuns de rejeição de Nota Fiscal Eletrônica. Continue acompanhando e saiba como evitar que isso ocorra! Boa leitura!

1. O que é uma nota fiscal rejeitada?

O sistema eletrônico de emissão de notas fiscais foi desenvolvido com o objetivo de reduzir erros. Uma ótima maneira de fazer isso é rejeitar de forma imediata um documento fiscal emitido de modo errôneo, com dados incoerentes, incompletos ou inconsistentes. O emissor é avisado e tem a chance de corrigir o erro imediatamente.

Como o Manual de Orientação do Contribuinte explica, a validação da Nota Fiscal Eletrônica poderá resultar em:

  • autorização de uso (a Nota Fiscal Eletrônica vai ser armazenada no Banco de Dados);
  • rejeição (a Nota Fiscal Eletrônica vai ser descartada, não sendo, portanto, armazenada no Banco de Dados, tendo a chance de ser corrigida e transmitida novamente);
  • denegação de uso ( a Nota Fiscal Eletrônica vai ser armazenada no Banco de Dados dessa forma nos casos de irregularidade fiscal do emitente).

2. Quais são os casos mais recorrentes?

Veja quais são os 5 casos mais comuns e recorrentes de rejeição de Nota Fiscal Eletrônica.

2.1. Duplicidade com diferença de chave de acesso

Essa é a rejeição de código 539, que indica um problema de duplicidade de NF-e, com diferença na chave de acesso, exigindo, portanto, a checagem de números, de dados de série e valores da Nota Fiscal Eletrônica, assim como datas de emissão, saída e entrada. Esse erro indica que o número do documento fiscal já foi utilizado para documentar outra operação.

Se todas as informações estiverem corretas, é necessário “sincronizar a nota” para que seja possível tentar aprová-la de novo. A duplicidade pode acontecer por algumas razões. Veja abaixo:

  • mesma numeração de Nota Fiscal Eletrônica (preencher uma nova nota fiscal e usar uma numeração que já existe na base de dados);
  • problema de processamento da Sefaz (Portal das Secretarias de Fazenda) (é possível que a Sefaz esteja com problema no processamento do servidor. Assim, quando o envio da nota é feito, acontece a rejeição de duplicidade);
  • problema com a internet (se a conexão for lenta ou estiver com problemas, pode ser que haja rejeição de duplicidade na hora da emissão da nota);
  • não esperar o retorno da Sefaz (fazer o envio da NF-e mais de uma vez e não aguardar o retorno da Sefaz pode causar a rejeição de duplicidade).

Essas são situações que podem causar a duplicidade da NF-e, por isso, é fundamental estar atento a elas para que o problema seja evitado.

2.2. IE do destinatário não vinculada ao CNPJ

Essa é uma rejeição com alta incidência, cuja prevenção é simples. Antes de emitir o documento fiscal deve-se ter certeza de que os dados cadastrais do destinatário estão corretos.

2.3. Discrepância com PIS e Cofins

Os códigos 602 e 603 são os que indicam que o total do PIS ou Cofins está diferente do somatório dos itens que são estão sujeitos ao ICMS. Para que esse problema seja corrigido, é necessário deixar os campos de valor e alíquota em branco quando existir isenção tributária. Ou, ainda, se não for o caso, recalcular as somas. É preciso, portanto, verificar bem os cálculos de Cofins e de PIS.

2.4. Prazo de cancelamento

O código 220 diz respeito ao prazo de cancelamento de uma NF-e após a autorização documento fiscal, que é de 24 horas. Logo, se esse prazo passar, é possível que haja uma rejeição do pedido de cancelamento.

Dependendo do portal da Sefaz de cada estado, há a possibilidade de estender o prazo um pouco mais, mas o contato para confirmação precisa ser feito diretamente com o órgão.

2.5. Duplicidade de NF-e

Quando uma NF-e (modelo 55) ou NFC-e (modelo 65) for emitida, com a mesma chave de acesso de uma nota fiscal já autorizada pela Sefaz, ocorrerá a rejeição 204 (Duplicidade de NF-e). É preciso, portanto, modificar o número da nota de modo que o dígito ainda não tenha sido usado e fazer o reenvio do documento fiscal.

3. O que fazer para evitar a rejeição?

Apesar de todos os cuidados que podem ser tomados, erros vão ocorrer eventualmente. Por isso, preparamos alguns conselhos para que você evite que a quantidade de rejeições de NF-e se torne um grande problema na sua empresa. Isso, sem dúvidas, vai exigir bastante atenção. Confira:

  • validar os dados cadastrais da sua companhia;
  • utilizar soluções especializadas em documentos fiscais;
  • validar os dados cadastrais do cliente no Sintegra;
  • informar a numeração e a série da nota corretamente;
  • verificar no emissor o ambiente;
  • escolher a CST conforme o regime de tributação da sua empresa.

Saiba que organização é o termo chave para que você impeça esse problema. A inconsistência de informações no cadastro dos fornecedores e de clientes, assim como a existência de cadastros de produtos incompletos ou desatualizados, é certamente a maior geradora da rejeição de NF-e.

Uma boa maneira de evitar inconsistências e erros em dados é automatizar a emissão das notas e integrá-las a um bom sistema de gestão. Isso vai reduzir erros de digitação, tornando o processo muito mais eficaz. Também é fundamental reavaliar os dados cadastrais da companhia em registros como a Inscrição Estadual.

Também é imprescindível que se estabeleça processos gerenciais para emitir as notas. Quando os profissionais seguem um rigoroso e eficiente checklist, com as tarefas sempre na ordem igual, as chances de erros se tornam bem menores.

É importante mencionar que o Vinco Controls é um poderoso painel de controle para acompanhar as rejeições da base de clientes da Software House e um excelente guia para ações de melhoria do sistema e treinamento de usuários.

A rejeição de Nota Fiscal Eletrônica pode ser uma grande dor de cabeça para uma empresa, mas também uma grande oportunidade. A administração, ao conhecer e saber interpretar o código, pode agir para corrigir os problemas e assegurar que as próximas notas sejam emitidas sem contratempos. Por fim, não se esqueça de contar com o apoio de fornecedores especializados em oferecer as melhores soluções de documentos fiscais eletrônicos para softwares.

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