Em 2005, o programa do governo federal chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal) foi criado no intuito de padronizar a emissão de documentos fiscais no Brasil. E, no dia 15 de setembro de 2006, foram emitidas as primeiras NF-e com validade tributária. Assim, de lá para cá vários outros documentos fiscais eletrônicos foram desenvolvidos e já se passaram mais de 15 anos.

No decorrer desses anos, muitas soluções foram criadas para facilitar a emissão desses documentos fiscais eletrônicos, e surgiram várias ofertas no mercado de tecnologia. Desde as básicas até as mais completas, podemos dividir em quatro grupos de soluções: mensageria, componentes, facilitadores e facilitadores inteligentes.

Quer entender as diferenças entre mensageria, componentes, facilitadores e facilitadores inteligentes para avaliar a melhor forma de emitir documentos fiscais eletrônicos? Então, continue lendo esse artigo que vamos explicar tudo para você.

Soluções que facilitam a emissão de documento fiscal eletrônico!

Mensageria

De forma geral, mensageria é um serviço utilizado para intermediar a troca de mensagens entre sistemas, com o objetivo de fazer integração de serviços. No ambiente de DF-e (Documentos Fiscais Eletrônicos) é o termo utilizado para o processo que faz a comunicação entre o sistema da empresa emitente e o ambiente autorizador do Governo, que pode ser a Secretaria de Estado da Fazenda – no caso de documentos fiscais para comercializar produtos – ou as Prefeituras – no caso de notas fiscais para prestação de serviços.

Assim, no universo de DF-e, a mensageria é a solução mais simples e focada somente numa etapa do processo: troca de mensagens entre o servidor do ERP da empresa e os servidores do Governo. Basicamente se limita a tomar conta da troca de mensagens entre o ERP e o governo. 

A mensageria não contempla o tratamento do layout dos dados e nem do conteúdo dos arquivos transitados. Ou seja, os arquivos transitados precisam já estarem no layout correto exigido pelos servidores do Fisco e as informações contidas no XML precisam estar – rigorosamente – de acordo com a operação de venda, tributação, cadastros, assinatura etc. Caso contrário, o arquivo será rejeitado por inconsistência técnica ou por conteúdo incoerente.

Portanto, as ferramentas de mensageria podem oferecer recursos extras para monitorar e gerenciar a troca de mensagens, facilitando o reenvio, notificando os motivos das rejeições e organizando os retornos recebidos. Porém, estão limitadas ao processo de comunicação e não se envolvem na construção dos arquivos transitados.

Componentes

No ambiente de programação, os componentes são soluções que oferecem os recursos básicos para a emissão dos documentos fiscais. Além da mensageria, que está presente em praticamente todos os componentes, oferecem recursos adicionais:

  • Geração do arquivo XML em um formato padronizado. Esse formato pode ser proprietário ou já no layout exigido pelo Fisco.
  • Aplicação da assinatura digital.
  • Comunicação via mensageria.
  • Armazenamento local dos arquivos XML.
  • Armazenamento remoto, sendo que este, geralmente, é contratado à parte.

Em resumo, os componentes oferecem mais recursos que a mensageria, porém ainda não contemplam o tratamento do conteúdo do arquivo XML. 

Outro ponto importante é que a legislação fiscal sofre frequentes atualizações. Com isso, os componentes precisam ser atualizados na mesma frequência em todas as empresas que emitem os documentos fiscais. 

Dessa forma, caso o componente não possua um processo de atualização automático, poderá gerar um suporte constante gerando problemas com a escalabilidade.

Facilitadores

Os facilitadores são soluções mais completas que oferecem recursos para todo o fluxo do processo. Atuam desde a construção do XML até a entrega do documento fiscal eletrônico ao destinatário, passando – inclusive – pela validação do conteúdo estrutural do arquivo transitado.

Dessa maneira, além das funcionalidades presentes nos componentes, os facilitadores, geralmente, incluem:

  • Facilidade na integração com os sistemas de origem oferecendo um layout único de entrada de dados, onde a conversão é feita automaticamente e de forma transparente para o layout de cada SEFAZ e de cada Prefeitura.
  • Construção do XML e validação do conteúdo do arquivo através dos “schemas” de verificação oferecidos pelas entidades técnicas do Governo. Essa validação pode ser tanto da forma estrutural do arquivo, verificando o formato dos dados quanto do conteúdo dos dados, verificando, por exemplo, se campos obrigatórios estão preenchidos.
  • Entrega dos arquivos aos destinatários, oferecendo geração e disponibilização do arquivo PDF e facilidades no envio e reenvio de e-mails.
  • Consoles de monitoramento mostrando o status de cada documento fiscal, por exemplo: emitido, rejeitado, cancelado, aguardando processamento etc.

Os facilitadores são utilizados por empresas e software houses que buscam soluções mais completas de forma a reduzir as responsabilidades da equipe de desenvolvimento e minimizar o suporte com a automação dos recursos de criação, validação, comunicação e distribuição dos arquivos fiscais, o que desvia o foco do desenvolvedor

Facilitadores Inteligentes

Os facilitadores inteligentes são as soluções mais robustas do mercado de middleware. Essas soluções assumem a emissão dos documentos fiscais eletrônicos de forma completa, oferecendo recursos sofisticados e complementares como:

  • adequação dos dados;
  • complementação de informações ausentes nos arquivos;
  • padronização dos processos;
  • atualizações inteligentes e automáticas;
  • recursos para monitoramento do desempenho;
  • estatísticas das emissões;
  • entre outros benefícios extras.

Além de todas as funcionalidades presentes nos facilitadores, os facilitadores inteligentes incluem recursos que vão além de uma emissão bem estruturada. Eles também incluem ferramentas que proporcionam maior valor agregado como ganho de escalabilidade, redução do código de desenvolvimento e facilitação do suporte.

Os facilitadores inteligentes são utilizados por empresas e software houses que buscam contar com uma equipe especializada em documentos fiscais eletrônicos. 

Dessa maneira, minimizar o desenvolvimento interno, reduzir o “time to market”, acelerar o suporte para ganhar escalabilidade, agilidade e estabilidade e, ainda, agregar valor ao sistema. 

Benefícios dos facilitadores inteligentes

Entre os diversos benefícios extras, podemos citar:

  • Tratamento das TAGs: o facilitador inteligente é capaz de interpretar a situação tributária e aplicar a TAG correta ao XML. Dessa forma, após fazer uma análise automática do tipo de operação, localização e tipo de produto que está sendo comercializado.
  • Padronização das Prefeituras: mesmo não havendo padronização entre as Prefeituras, o facilitador inteligente é capaz de unificar o processo de emissão das notas fiscais de serviço através de um único processo.
  • Atualização automática nos pontos de emissão: independentemente das atualizações, ocorrem por parte do sistema da software house ou por parte da legislação fiscal. Portanto, o facilitador inteligente é capaz de atualizar os pontos de emissão sem a necessidade de reinstalação, downloads ou adição de novos componentes.
  • Monitoramento do desempenho das emissões: o facilitador inteligente oferece recursos em tempo real e históricos de desempenho para que a software house possa mapear e prever situações de atenção, transformando o suporte reativo em suporte proativo.
  • Estatísticas dos erros: o facilitador inteligente é capaz de identificar e apontar os erros e rejeições de maior incidência e, ainda, suprir o desenvolvedor do sistema com sugestões de como corrigir e evitar a reincidência.
  • Captura por e-mail e/ou automática dos documentos destinados, disponibilizando-os para o ERP automaticamente;
  • Repositório de documentos fiscais eletrônicos, onde os arquivos XML ficam guardados de forma segura pelo prazo decadencial.
  • Portal white label de acesso ao repositório, para a software house oferecer ao cliente.
  • APIs para acesso ao repositório de documentos fiscais.

Portanto, os facilitadores inteligentes são o nível máximo de automação da gestão e emissão dos DF-es, pois padronizam o processo de ponta a ponta e reduzem as atividades de manutenção da software house de forma muito significativa.

Terceirizar ou desenvolver em casa?

Passados mais de 15 anos após a emissão do primeiro documento fiscal eletrônico, hoje podemos afirmar – sem hesitar – que buscar uma empresa parceira e especialista é a melhor opção para os desenvolvedores de sistemas. 

No início, as soluções oferecidas pelo mercado eram muito simples ou muito caras. Hoje existem soluções para todos os tipos de necessidades e para todos os bolsos.

Outro grande benefício, e que reforça as vantagens de contar com um parceiro especialista, é a recente hiper valorização da mão de obra de tecnologia. Bons desenvolvedores estão escassos e com altos salários e, nada melhor do que dedicar esses profissionais ao “core” dos ERPs, evitando consumir essa mão de obra especializada com o dia a dia dos documentos fiscais eletrônicos.

Um ponto também a ser destacado é a crescente complexidade fiscal brasileira. Muito se fala em simplificação tributária e padronização nacional dos DF-es, mas – na prática – estamos na contramão dessas diretrizes. Pois, as simplificações conquistadas são pouco expressivas e geram grandes atualizações sistêmicas. Além disso, os governos estaduais e municipais estão cada vez mais criativos e geradores de exceções e exigências regionais.

Como a VINCO pode ajudar na emissão de documento fiscal eletrônico?

A VINCO é uma empresa de middleware com 25 anos de mercado e já oferecia soluções para tratamento, transporte e integração de dados fiscais muito antes da criação dos documentos fiscais eletrônicos.

A VINCO se especializou em DF-e e vai muito além da mensageria, componentes e facilitadores. Ela oferece facilitadores inteligentes de alto nível com recursos que geram conforto e valor agregado para as software houses.

Atendemos desde desenvolvedores de pequeno porte até grandes empresas, líderes de mercado e software houses com milhares de clientes.

Além disso, temos planos comerciais para todos os portes de empresas e, por um investimento mensal menor que a bolsa de estudos de um estagiário, sua software house poderá utilizar os facilitadores inteligentes da VINCO em dezenas ou até centenas de clientes.

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