A rejeição de nota fiscal eletrônica durante o processo de autorização é um incidente comum na relação do contribuinte com o Fisco — mais até do que se imagina —, e muitas podem ser as causas desse problema.

Apesar da modernização do processo de comunicação das empresas com as Secretarias de Fazenda dos Estados, os sistemas de gestão ainda têm muitas lacunas no processo fiscal como um todo, o que abre margem para o cometimento de erros no preenchimento e envio das notas e, consequentemente, a falha na autorização.

Por isso, com o objetivo de minimizar esse problema, preparamos este post, mostrando quais são as principais causas de rejeição de NF-e para que você, enquanto desenvolvedor, saiba como preparar o seu software para mitigar essas falhas. Acompanhe!

Principais causas de rejeição da Nota Fiscal

O processo de validação de uma nota perante o Fisco depende do atendimento de uma série de regras, normas e parâmetros utilizados pelo sistema. Em geral, as falhas de autorização de nota fiscal podem ser categorizadas em três grupos diferentes. Veja.

1. Erro no processo de autorização

Entre as falhas mais comuns encontradas na validação das notas junto às secretarias de fazenda, estão aquelas relacionadas ao próprio processo de autorização, como inconsistências relacionadas a:

  • solicitações repetidas de uma mesma operação — a duplicidade de solicitações também pode motivar a rejeição da nota, e, assim, verificada a presença de requerimentos idênticos de uma mesma operação, o sistema gera o código de erro;
    duplicidade de NF-e, que é a solicitação utilizando numeração já utilizada.
  • solicitação utilizando numeração inutilizada ou cancelada — aqui, o que acontece é que o contribuinte solicita a autorização de uma NF-e que já consta como inutilizada ou cancelada na base de dados da SEFAZ;
  • cancelamento de nota inexistente ou já cancelada — esse erro é originado quando o contribuinte solicita o cancelamento de uma NF-e que não consta na base da SEFAZ ou já cancelada anteriormente.

2. Dados cadastrais

Os dados cadastrais também figuram como um dos grandes motivadores da rejeição de nota fiscal eletrônica. Nesse item, os equívocos mais recorrentes do contribuinte estão relacionados a:

  • erros no preenchimento do CNPJ e IE (Inscrição Estadual) de destinatários;
  • dado inválido ou falta da informação do código NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL), CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) e GTIN (Global Trade Item Number).

3. Regras fiscais e de negócio

Por fim, destaca-se, também, a ocorrência de rejeições em razão do descumprimento de regras fiscais por parte do contribuinte. Essas regras são obrigações impostas pela legislação e são verificadas durante o processo de autorização da nota fiscal eletrônica.
Como exemplo, podemos citar:

  • cálculos de impostos;
  • aplicação incorreta de CST (Código de Situação Tributária) ou CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional);
  • inconsistência de valores;
  • falta de informações obrigatórias.

Todas essas são situações comuns no dia a dia das empresas que não utilizam as ferramentas adequadas. Nesse ponto, destaca-se a relevância da software house em entregar uma solução robusta, completa e que seja capaz de assumir esses processos de maneira segura e eficiente.

Preparo do seu sistema para lidar com as mudanças

Como vimos, o processo de validação de uma Nota Fiscal Eletrônica é bastante técnico e demanda um grande nível de conhecimento acerca do assunto, sobretudo em razão das constantes mudanças da legislação que comumente alteram as regras e exigem adaptações na execução dos expedientes.

No entanto, vale lembrar que nem todos os desenvolvedores são especialistas nesse tipo de função, o que dificulta a entrega de uma solução eficaz e confiável ao cliente, além de drenar um tempo valioso do projeto, que poderia ser dedicado a funcionalidades nas quais a SH é especialista.

Sendo assim, embarcar uma ferramenta de um terceiro especializado nos projetos da sua software house, sem dúvida, pode ser muito mais produtivo do ponto de vista da qualidade e da agilidade das entregas.

Algumas soluções fazem telemetria das emissões e fornecem um acompanhamento preciso de toda a comunicação da empresa com a SEFAZ. Isso cria subsídios importantes para a determinação de pontos de melhoria e o acompanhamento de resultados.

Portanto, trabalhar com o apoio de um software especializado em documentos fiscais é a chave para reduzir os problemas com rejeição de nota fiscal, já que esse terceiro foca seus esforços na aplicação das melhores práticas e mantém-se em conformidade com as regras de validação e constantes atualizações.

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