Os documentos fiscais eletrônicos (NF-e, NFC-e, CT-e etc.) são documentos fiscais que devem ser emitidos pelo contribuinte em transações de venda e de compra de serviços ou produtos. Eles são transmitidos pela Internet, sendo extremamente úteis para facilitar o trâmite de dados da atividade econômica entre quem emite a nota, o comprador e os órgãos públicos.
A redução de custos, a modernização de emissão e a automatização dos processos são algumas das vantagens, porém, embora a digitalização reduza muito os erros, ainda existe a chance de encontrá-los na hora da emissão.
Um desses erros é a duplicidade de NF-e, que pode acontecer por algumas razões. É justamente sobre elas que falaremos agora! Continue acompanhando e confira! Boa leitura!
O que é duplicidade de NF-e?
A duplicidade de Nota Fiscal Eletrônica e outros documentos equivalentes é uma rejeição retornada pela SEFAZ autorizadora quando a chave única de identificação do documento fiscal eletrônico já existe na base de dados da SEFAZ.
Essa chave única é controlada pelo prazo decadencial do documento fiscal eletrônico e é composto pelas seguintes informações:
- CNPJ do emitente;
- série do documento fiscal eletrônico;
- número do documento fiscal eletrônico;
- tipo de emissão.
Isso acontece na emissão das notas por alguns motivos, seja conexão, numeração, erro de servidor ou processamento. Pode ocorrer em qualquer modelo de sistema emissor, caso exista algum tipo de ocorrência que facilite a duplicidade.
Quais os tipos de duplicidade?
Pode haver dois tipos de rejeição de duplicidade. Veja quais são eles:
- rejeição 204:duplicidade de Nota Fiscal Eletrônica (quando acontece a duplicidade e o fisco identifica que o conteúdo da nota armazenada é exatamente o mesmo do XML recebido);
- rejeição 539: que indica a duplicidade com diferença na chave de acesso (quando acontece o erro de duplicidade e o conteúdo do XML é diferente do que está armazenado na SEFAZ).
Quais as causas da duplicidade?
A duplicidade pode acontecer por diferentes razões, como:
- numeração igual de NF-e: fazer o preenchimento de uma nova nota e usar uma numeração que já consta na base de dados da Sefaz (Portal da Secretaria da Fazenda) vai ocasionar a rejeição 539;
- problema com a conexão da Internet: se a conexão estiver com problemas ou muito lenta, é provável que haja a rejeição de duplicidade na hora de retransmitir uma Nota Fiscal Eletrônica. Nesse caso, a rejeição será a 204;
- problema de processamento da Sefaz: pode ser que a Sefaz esteja com algum problema no processamento do servidor. Comumente em uma segunda tentativa de emissão ocorre a rejeição de duplicidade 204;
- não esperar o retorno da Sefaz: fazer o envio da nota várias vezes e não aguardar o retorno da Sefaz no sistema emissor também pode gerar a rejeição de duplicidade 204.
É preciso se atentar a esses tipos de situação para evitar o problema. No entanto, saiba que se houver a rejeição, é possível reverter o erro, e você vai aprender como fazer isso no próximo tópico.
Como resolver a rejeição de duplicidade?
A duplicidade de NF-e é um dos erros mais simples, no entanto, em muitos casos, o emissor da nota não consegue solucionar o problema sozinho. Para a rejeição 204 basta realizar uma consulta da situação do documento fiscal que será devolvido o protocolo da nota já emitida.
Já no caso da rejeição 539 é necessário realizar um pente fino no sistema emissor para verificar a origem do reuso da numeração com outro conteúdo. A correção pode ser diferente dependendo do motivo e da situação. Por exemplo:
- uma NFC-e foi emitida em contingência off-line utilizando o mesmo número de uma emissão normal. Nesse caso, há um problema no processo implementado no sistema que precisa ser corrigido. É necessário uma análise cuidadosa para verificar o real motivo e como resolver o caso específico, que pode ser um cancelamento seguido de uma nova emissão, ou até um processo na posto fiscal para poder escriturar corretamente o documento fiscal;
- alteração do controlador de numeração do documento fiscal;
- troca de certificado digital;
- alteração do conteúdo da operação no sistema após já ter sido convertida em documento fiscal eletrônico;
Lembre-se de que, se a duplicidade de NF-e acontecer, é necessário conhecer o real motivo e agir para que não se repita ou, se ocorrer novamente, o sistema saber como se recuperar com o mínimo impacto na operação do contribuinte!
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