O fisco tem buscado soluções para os problemas causados pelo excesso de tráfego e sobrecarga na capacidade dos servidores responsáveis pelos sistemas dos documentos fiscais eletrônicos. Uma das medidas adotadas foi alterar as consultas públicas ao Portal das Secretarias de Fazenda (SEFAZ).

Essa mudança visa se adaptar à nova legislação de proteção de dados pessoais e também melhorar o acesso dos usuários ao sistema. No entanto, é importante estar atento às consequências práticas dessas mudanças e possíveis reflexos na rotina das empresas.

Para conhecer as mudanças no sistema de consulta pública dos documentos fiscais e seus impactos na rotina contábil das empresas, continue acompanhando este artigo! Traremos as principais informações sobre o tema!

O que motivou as mudanças?

As SEFAZ têm buscado soluções para dois problemas específicos em seus sistemas de emissão de documentos fiscais. Confira detalhes a seguir.

Reprimir o acesso de robôs

O primeiro deles, objeto de inúmeras reclamações dos usuários do ambiente fiscal eletrônico, é o consumo indevido da capacidade dos servidores devido ao acesso por robôs.

Esses sistemas realizam acesso aos portais, em busca de dados para uso de seus proprietários, e criam uma sobrecarga nos servidores. Esse tipo de consulta automática causa um aumento excessivo na demanda por processamento. A consequência do crescimento do uso desse tipo de software é a dificuldade no acesso ao sistema e no envio de documentos pelos contribuintes.

Aumentar a privacidade dos dados

Além de diminuir a sobrecarga no sistema, as mudanças na consulta pública visam atender a demanda pelo aumento da proteção à privacidade nas operações fiscais. Importante ressaltar que essa privacidade é em relação a terceiros não envolvidos nas transações descritas nas notas, pois o fisco continuará recebendo todos os dados dos envolvidos nas transações.

As mudanças no ambiente de consultas públicas ao Portal das Secretarias da Fazenda também acompanham a mudança na lei. A maior restrição no acesso aos dados de identificação dos contribuintes pretende criar um impedimento à coleta e uso desses dados para outras finalidades.

A proibição desse tipo de prática no ambiente eletrônico das SEFAZ é importante não somente para proteger os usuários, mas também para garantir o cumprimento das obrigações dispostas na nova Lei Geral de Proteção de dados (LGPD), que entrará em vigor em breve.

Quais foram as soluções adotadas pelo governo?

As SEFAZ adotarão diversas medidas para dificultar ou até mesmo impedir o acesso de terceiros aos dados de documentos fiscais. O acesso ao detalhe dos documentos será restrito aos participantes da operação.

A autorização de acesso deverá ser realizada pelo emitente do documento, que indicará no arquivo XML as informações das pessoas que podem acessar o detalhe. Essa indicação deverá ser feita no momento da autorização da nota.

Outra mudança significativa se refere aos dados disponíveis para consulta pública no Portal das Secretarias de Fazenda. Os dados disponíveis serão reduzidos: alguns eventos terão informações suprimidas, enquanto outras serão mascaradas em atendimento às novas regras de proteção de dados.

Antes do novo regime jurídico de proteção aos dados, não existia uma obrigação expressa das SEFAZ em proteger essas informações. Agora, há previsão de que aqueles que armazenam dados são responsáveis por zelar por sua proteção e impedir o uso dessas informações para outros fins. O descumprimento pode gerar multas milionárias, até mesmo, para os entes públicos, o que também é um fator relevante na mudança que está em implementação.

Quais são as normas que tratam do assunto?

Os resultados da reunião do CONFAZ, de 31 de outubro de 2018, foram publicados no diário oficial de 01/11/2018. As mudanças inseridas pelos ajustes SINIEF passarão a valer a partir de 01/01/2019. Portanto, é essencial conhecer o teor de cada uma dessas normas e se preparar para evitar problemas. Assim, podemos indicar as seguintes normas:

Quem será atingido pelas mudanças?

Os principais atingidos pelas alterações implementadas pelo CONFAZ são as empresas de contabilidade e sistemas de gestão que contam com o uso de robôs para busca de dados. Como as informações não estarão disponíveis, pode haver problemas de preenchimento nos documentos e falhas nas emissões.

Quem ainda não tem o hábito de controlar o arquivo XML dos documentos fiscais de fornecedores também encontrará empecilhos. A falta de outra fonte para os dados faz com que esse arquivo se torne um elemento essencial na contabilidade das empresas.

Como se adaptar à nova sistemática?

Para se preparar para as mudanças e evitar falhas nos documentos fiscais, o ideal é adotar as seguintes boas práticas:

  • exigir que os fornecedores cumpram seu dever legal e encaminhem o arquivo XML de suas notas fiscais;
  • complementar os documentos faltantes, com uso da manifestação de destinatário para obtenção dos arquivos XML, ressaltando que esta opção deve ser usada apenas em último caso;
  • adotar um repositório centralizado para os arquivos XML de fornecedores, facilitando o registro no SPED, livros fiscais e contabilidade, evitando a necessidade de buscar em diversos locais no momento de cumprir essas obrigações fiscais.

A Vinco possui soluções que contemplam tanto a manifestação do destinatário para obtenção do arquivo XML quanto a centralização e obtenção do XML no ambiente governamental, diretamente da SEFAZ. Os interessados em embarcar essa solução em seus sistemas não precisam ser usuários da emissão de documentos fiscais eletrônicos. É possível contratar apenas a solução de recepção.

As mudanças nas consultas públicas ao Portal das Secretarias de Fazenda podem ocasionar a necessidade de ajustes na rotina das empresas. A gestão de documentos fiscais deve acompanhar as alterações impostas pelo fisco para evitar problemas. A adoção de novas práticas e a incorporação de outras soluções para a obtenção dos dados é o melhor caminho para manter a gestão de documentos fiscais em ordem.

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