As boas práticas na gestão de documentos fiscais eletrônicos podem ser consideradas tarefas complexas pela maioria dos empreendedores. Contudo, com um gerenciamento eficaz, que visa o controle desses documentos, fica mais fácil evitar qualquer tipo de problema ou prejuízo sofridos pelas empresas.

Por se tratar de um processo burocrático, é necessário tomar algumas medidas para conseguir administrar todas as notas fiscais com mais facilidade, como no caso da adoção de soluções tecnológicas especializadas, que oferecem simplicidade, confiabilidade e agilidade nas operações.

Pensando nisso, elaboramos este texto para lhe mostrar os principais cuidados a serem observados ao emitir documentos fiscais eletrônicos. Confira!

Por que a gestão de notas fiscais é importante?

A gestão e controle das notas fiscais é importante para evitar que a empresa sofra alguns infortúnios, como notificações por falhas na emissão de documentos, problemas no faturamento pela falta de monitoramento de alterações nas alíquotas etc.

Isso significa que deixar de realizar esse gerenciamento ou executá-lo de forma incorreta, possibilita que o Fisco faça auditorias e tome decisões que podem ser muito prejudiciais para a instituição.

Qual a importância da tecnologia para a gestão fiscal?

Atualmente, com as inovações e a informatização dos processos, muitos documentos tradicionais foram substituídos e devem ser preenchidos e armazenados de maneira digital. Por isso, contar com uma solução tecnológica especializada para o mercado é sempre a melhor alternativa, tendo em vista que a modernização é uma grande aliada nesse processo de gestão.

Por meio dessas ferramentas é possível ter boas práticas na gestão de documentos fiscais eletrônicos, reduzindo os riscos de problemas fiscais, aumentando a eficiência, diminuindo os custos e o trabalho manual, além da certeza de que tudo está em conformidade com a lei, contribuindo para a melhor organização dos documentos tributários em geral.

Ao implementar as soluções tecnológicas para emissão das notas fiscais da sua empresa, alguns pontos devem ser considerados. Veja a seguir!

Boas práticas na Gestão da Contigência Offline

A Contigência Offline é um método usado quando ocorrem problemas técnicos no momento da autorização do documento. Se trata de uma exceção, sendo que a regra deve ser a emissão com a anuência em tempo real. Nesse caso, o software deverá permitir que as NFC-e sejam emitidas em contingência offline, tendo em vista que o não recolhimento possa trazer custos e riscos ao contribuinte.

Contudo, é imprescindível que o sistema transmita as NFC-e geradas em contingência logo após os problemas técnicos que motivaram esse tipo de emissão serem resolvidos.

Eliminar o risco de penalidades por consumo indevido

A má utilização, também chamada de uso indevido, dos Web Services das SEFAZ Autorizadoras deve ser evitada, uma vez que pode comprometer a estabilidade dos serviços, gerando a perda de performance ou indisponibilidade desses recursos.

Para que esse risco seja eliminado, após o recebimento de rejeição de uma NFC-e, você não deve tentar reenviá-la sem solucionar o problema antes. A penalidade para quem pratica tal ato é o bloqueio de emissão da nota, de acordo com a Nota Técnica que versa sobre o Consumo Indevido.

Quais atitudes contribuem para a gestão dos documentos fiscais?

Algumas medidas podem ser adotadas para tornar a administração dos documentos fiscais da sua empresa mais efetiva, confira as principais.

Elabore uma rotina de processos

Quando você elabora uma rotina durante a execução dos processos, a tendência é que o gerenciamento das notas fiscais da empresa melhore. Uma boa ideia é criar um método a ser desempenhado toda vez que houver o recebimento ou emissão dos documentos, de modo a evitar a perda desse registro ou que ocorra a expiração dos prazos.

Regras setoriais podem ser definidas, criando um procedimento padrão para os colaboradores seguirem. No momento que a rotina for estabelecida, os funcionários perderão menos tempo executando atividades referentes ao gerenciamento dos documentos fiscais.

Verifique a veracidade das notas fiscais

Várias organizações cometem a falha de não confirmar a veracidade e autenticidade das notas fiscais recebidas e, com isso, sofrem muitos prejuízos. Por este motivo, é interessante que você implemente um processo de análise desses documentos, conferindo a autenticidade da assinatura digital junto à Secretaria da Fazenda do Estado da instituição emitente.

Esse cuidado vai evitar que sua empresa pague por notas falsas e sofra com perdas financeiras em seu caixa.

Defina uma política de armazenamento de documentos fiscais

O controle de documentos fiscais só é eficaz quando se tem um processo de armazenamento efetivo. Por isso, guardar adequadamente esses documentos é fundamental, tendo em vista que é preciso garantir que todas as informações fiscais e dados do negócio estejam organizados e armazenados em lugar seguro e acessível.

Dessa forma, sua empresa estará mais bem protegida contra fraudes e perda de dados e poderá sofrer fiscalizações ou auditoria de forma simples e ágil.

Conte com o auxílio de um contador

Mesmo tendo um sistema de gestão para controle das notas fiscais, conte com o auxílio de um profissional contábil qualificado para ajudar na administração desses documentos, afinal, eles são os responsáveis por toda contabilidade da sua empresa.

Tenha cuidado com prazo e pagamentos

Para não perder nenhum prazo, verifique as datas de vencimento e emissão das notas fiscais. Uma alternativa é você agrupá-las por vencimentos próximos — outro ponto que merece atenção são os valores. Não se esqueça que deixar de pagar uma nota fiscal dentro da data de vencimento pode trazer dores de cabeça para seu negócio.

Invista em softwares especializados

Os softwares específicos contribuem bastante para o crescimento sustentável da empresa. Por isso, a automatização dos procedimentos é uma estratégia importante que oferece diversas vantagens.

Na gestão de documentos fiscais o uso de um sistema informatizado desburocratiza as incontáveis atividades e facilita a vida dos responsáveis por esse trabalho, já que por meio desse recurso é possível emitir nota fiscal eletrônica, gerar documentos fiscais, organizar e guardar documentos em nuvens, entre outros.

Mantenha o cadastro de produtos saneado

O cadastro das características fiscais dos produtos corretamente configuradas no sistema (NCM, CEST, Alíquotas de ICMS, entre outros) pode trazer muitos benefícios para a empresa e evitar problemas futuros.

Com a implementação da Nota Fiscal Eletrônica ficou mais fácil para os órgãos responsáveis fiscalizar as operações feitas pelos estabelecimentos e identificar falhas que podem trazer complicações. Quando você está em dia com o cadastro de tributação dos produtos, é possível averiguar se está pagando impostos a mais ou a menos, se atentar às datas de pagamento das obrigações etc.

Conseguiu entender a importância das boas práticas na gestão de documentos fiscais eletrônicos? É preciso estar alinhado com as transformações tecnológicas, adotar as ferramentas adequadas e, assim, realizar um gerenciamento eficiente dos documentos fiscais. Com todas essas dicas, esse processo se tornará mais prático, garantindo a legalidade fiscal e tributária da sua empresa.

Deseja aprimorar a gestão dos documentos fiscais do seu negócio? Então, entre em contato com a gente e veja como podemos lhe ajudar nessa questão!