Você sabe como recuperar nota fiscal eletrônica? Descubra aqui!

Sua Software House conhece os problemas do cotidiano dos clientes? Para saber como aprimorar a oferta de produtos e serviços esse é um ponto essencial. Pensando nisso, trazemos aqui um grande problema: saber como recuperar nota fiscal eletrônica.

Vamos ensinar como é possível evitar a perda dos arquivos, como é feita a recuperação e que tipo de sistema pode ser útil para facilitar o processo. Quer entender melhor do assunto? Leia até o final!

Por que devemos evitar a perda de documentos fiscais eletrônicos?

As empresas emitem notas fiscais diariamente, mas nem sempre os gestores entendem de verdade o que é uma nota fiscal eletrônica. É importante que a Software House contribua para uma melhor gestão, educando os clientes.

Um aspecto importante disso é esclarecer que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) não é a nota fiscal. O que é impresso para transportar mercadorias ou para entregar ao cliente é apenas um documento auxiliar. A nota fiscal eletrônica é um documento que existe em via digital, em um arquivo de tipo XML. É esse arquivo que representa a nota para efeitos fiscais e deve ser guardado pela empresa.

O emissor de notas fiscais eletrônicas deve ter consigo cópia de todos os arquivos XML emitidos pela empresa nos últimos cinco anos. A falta dos documentos, caso sejam exigidos pela fiscalização tributária, pode gerar multas significativas e outras penalidades para as empresas.

Pensando em evitar dor de cabeça para seus clientes, o ideal é oferecer a gestão dos documentos fiscais eletrônicos diretamente no ERP, de forma integrada. Dessa maneira, os arquivos ficam guardados em servidores seguros, com backup e todas as cautelas necessárias para prevenir a perda dos arquivos.

Como recuperar nota fiscal eletrônica?

Se a empresa não conta com um armazenamento e gestão adequados das notas fiscais eletrônicas, pode acontecer a perda dos arquivos. É possível acessar o portal da NFe para recuperar nota fiscal eletrônica.

No portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) o contribuinte consegue fazer o download manual dos arquivos das notas, caso ele tenha a chave de acesso. Essa chave é a sequência de 44 números que identifica a nota fiscal eletrônica e pode ser encontrada também no DANFE.

Logo, o passo a passo para recuperar nota fiscal eletrônica é o seguinte:

• encontrar o DANFE para obter a chave de acesso;
• entrar no portal da nota fiscal eletrônica em um navegador que permita o uso de cookies;
• digitar os 44 dígitos da chave de acesso;
• identificar-se com um certificado digital padrão ICP Brasil;
• fazer download do arquivo XML.

Se o cliente não tem a chave de acesso da nota fiscal eletrônica, a recuperação pode ser tentada por outro meio, caso ele seja o destinatário da nota. Nesse caso, ele deve acessar o web service de distribuição, para buscar todas as emissões relacionadas àquele CNPJ nos últimos 3 meses. Para isso também será necessário acessar o ambiente com o certificado digital da empresa.

Essa pode ser uma alternativa de recuperação para quem é o emissor, se for possível pedir ao destinatário que faça a consulta — um tanto incômodo, mas é melhor do que ficar sem o documento.

Como a Software House pode ajudar os clientes a recuperar nota fiscal eletrônica?

Para facilitar a vida dos clientes, nada melhor do que oferecer soluções para emitir, armazenar e gerenciar documentos fiscais eletrônicos. Um cliente que conta com um sistema de emissão e gestão não vai precisar passar por todo o percurso que descrevemos acima: basta acessar o sistema e o documento estará lá, esperando pelo download.

A Software House pode fornecer o módulo de emissão de documentos fiscais eletrônicos em conjunto com o ERP. A Vinco oferece uma opção cuja integração é imperceptível para o usuário final.

Para a Vinco, os clientes são as Software Houses e um dos valores da empresa é nunca entrar em contato com os clientes da Software House. Não há concorrência, mas sim uma parceria que visa ofertar o melhor produto para o usuário final.

Não é necessário criar um sistema do zero para fazer com que todas as funcionalidades necessárias para os ambientes da SEFAZ fiquem disponíveis para seus clientes. Utilizando o sistema da Vinco embarcado em seu ERP é possível oferecer todas as vantagens e qualidades de um sistema desenvolvido por especialistas.

Além de recuperar a nota fiscal eletrônica, a solução da Vinco também inclui diversas outras vantagens:

• dispensa que a Software House seja responsável por todo o desenvolvimento do módulo de emissão de documentos fiscais eletrônicos, reduzindo custos;
• a integração é simples e pode ser feita de várias formas, se adaptando de acordo com o sistema ERP da empresa;
• as Software Houses podem ofertar aos clientes a opção de emitir diversos tipos de documentos fiscais eletrônicos (NF-e, MDF-e, CT-e OS, NFC-e, NFS-e, SAT CF-e, BP-e, e SPED) com um mesmo sistema e usando a mesma integração;
• o portal web para os documentos fiscais é customizado com o domínio da Software House utilizando também toda a identidade visual da empresa — logomarca, títulos, imagens e cores;
• a Vinco faz o desenvolvimento de novos padrões por mudanças nos sistemas e/ou homologação de novos municípios — já está incluído e não traz custos adicionais às software houses;
• os documentos podem ser enviados de várias formas: individualmente, em lotes, em envio síncrono ou assíncrono, de acordo com as preferências dos emissores;
• o sistema é preparado para a emissão mobile on e off-line;
• a solução é multiplataforma e multiambiente, atendendo Windows, Linux, Android, smartphones, tablets, notebooks e desktops.

Recuperar nota fiscal eletrônica não precisa ser sinônimo de algo difícil e que exige um longo processo manual que nem sempre dá certo. Seus clientes merecem opções melhores! Em vez de usar a forma tradicional de recuperação, é muito melhor contar com um sistema de emissão que agilize a gestão e armazenamento dos arquivos. O módulo de emissão é integrado ao ERP, tornando tudo mais confortável para seus clientes, com um excelente custo-benefício para a Software House!

Quer descobrir mais sobre como as soluções da Vinco podem aumentar o valor de seus sistemas? Fale conosco e se surpreenda!