A atualização feita pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) nas regras para a emissão de Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) em regime de contingência offline trouxe mudanças importantes para os contribuintes. Quem não se adaptar dentro do prazo poderá ter problemas na emissão das notas e ser penalizado pelo Fisco.
Os novos elementos do regime de emissão offline impactam a programação dos sistemas de gestão empresarial e devem ser rapidamente incorporados para evitar problemas. A agilidade nesse momento é fundamental, pois uma das novidades já está vigente e as demais começam a valer a partir de 1º de abril de 2019!
Conheça a seguir as alterações introduzidas na emissão da NFC-e em contingência offline e se prepare para adaptar seu sistema!
Qual é o fundamento normativo das alterações?
O ajuste SINIEF nº 13/2018, publicado em 02 de outubro de 2018 alterou o ajuste SINIEF nº 19/2016, instituindo novas regras para a NFC-e emitida em regime de contingência offline. Esse tipo de emissão de nota só deve acontecer em situações excepcionais, caso aconteçam problemas técnicos operacionais e a impossibilidade de emitir imediatamente a nota possa causar a descontinuidade das vendas da empresa.
O usuário que enfrentar problemas pode emitir a NFC-e em contingência e imprimir o DANFE NFC-e. Assim que a situação se normalizar, o arquivo em XML deve ser transmitido para autorização na Secretaria da Fazenda responsável. Na maioria dos estados, o tempo limite para realizar essa operação é de até 24 horas ou até o primeiro dia útil seguinte à emissão da NFC-e.
O sistema de gestão empresarial auxilia as empresas a se manter em conformidade com as exigências do Fisco, mas, para que isso aconteça, é importante que ele esteja atualizado e contemple as novas regras publicadas em outubro.
O que já está valendo?
A possibilidade de exigência de identificação do comprador na NFC-e emitida em contingência offline já existe desde 1º de novembro de 2018, entretanto dependerá da determinação de cada unidade da federação.
Essa obrigatoriedade ainda não é imperativa, pois necessita de previsão em legislação estadual, conforme consta do texto alterado da alínea “c” ao inciso I do § 1º da cláusula décima primeira do ajuste SINIEF 19/2016.
Importante ressaltar, entretanto, que a eficácia poderá ser imediatamente posterior à publicação no estado a partir do momento em que for prevista na respectiva legislação estadual. Nesse sentido, melhor estar preparado e providenciar os campos para informações e validações necessárias no sistema.
Caso ocorra a exigência no estado de um determinado contribuinte, as NFC-e emitidas em regime de contingência offline deverão indicar o CNPJ ou o CPF dos compradores brasileiros ou outro documento quando o consumidor for estrangeiro.
O que muda a partir de 1º de abril de 2019?
Séries reservadas para a contingência off-line
O contribuinte deverá utilizar obrigatoriamente as séries de 890 a 989 para as NFC-e emitidas em contingência offline. Essas séries passam a ser exclusivas para essa modalidade e não devem mais ser utilizadas em emissões normais.
Numeração sequencial
A numeração dentro de cada série não poderá ter saltos, devendo respeitar a ordem sequencial. O contribuinte que deixar a sequência quebrada será penalizado.
A partir de maio de 2019, a revisão da numeração das NFC-e emitidas em contingência offline será feita pelo Fisco a partir do décimo dia do mês seguinte à emissão. As notas fiscais faltantes dentro da sequência de emissão do regime de contingência offline serão consideradas como documento emitido e não transmitido. Dessa maneira, poderá haver penalizações para cada número de documento fiscal eletrônico que não foi utilizado.
Outras mudanças
Além das questões acima, também foram alterados os seguintes procedimentos:
- as requisições de inutilização serão rejeitadas pelo sistema para as séries reservadas ao uso em contingência offline. Assim, o reconhecimento espontâneo da quebra de sequência deixa de valer para o caso de NFC-e’s emitidas nas séries de 890 a 989;
- haverá um cancelamento específico para a NFC-e que ficar pendente com conclusão duvidosa que foi concluída posteriormente, mas já havia sido substituída pela emissão de uma nota em regime de contingência offline.
- o prazo de cancelamento da NFC-e com emissão normal foi reduzido para 30 minutos, a critério da UF. Atenção especial deve ser dada a esse item pois várias UFs já incorporaram essa regra em sua legislação.
Como reagir às mudanças?
A recomendação é que as empresas que fornecem soluções ERP providenciem o quanto antes a remodelação do sistema para abrigar as novas regras. Não é porque a mudança só será obrigatória em abril que ela não pode ser implementada de forma antecipada.
A antecipação da demanda pela adaptação do software garante o funcionamento correto dos sistemas e evita prejuízos para os clientes. As séries reservadas e a numeração sequencial já podem ser utilizadas, garantindo a conformidade desde já.
Quanto antes as mudanças forem integradas às plataformas, mais tempo para testes e ajustes e maior a garantia para os clientes de que tudo funcionará adequadamente quando a mudança no regime se tornar obrigatória.
A adaptação proativa do sistema protege o cliente de passivos tributários gerados pelo mau funcionamento das ferramentas, garante a reputação da sua empresa e aumenta a confiança do consumidor. Em caso de dificuldades, a empresa deve buscar o auxílio de profissionais especializados na implementação de novas rotinas nos sistemas, capazes de manter tudo atualizado e operante.
As novas regras para a contingência offline da NFC-e indicam a necessidade de que os softwares de gestão incluam tais modificações. Desse modo, os clientes conseguem manter a emissão regular de notas pelo sistema e evitam problemas que podem ser verdadeiros passivos tributários, como a quebra de sequência das notas.
Essa atualização pode ser feita utilizando um serviço especializado, transparente para o usuário final e que poupará tempo e custos operacionais.
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