Embora seja uma obrigatoriedade, a emissão de uma NFC-e em tempo real — no ato da transação — nem sempre é possível de ser feita. Problemas técnicos de diferentes ordens podem inviabilizar a comunicação com a SEFAZ autorizadora, impedindo a emissão normal do documento. Nesse tipo de situação, resta ao contribuinte trabalhar em regime de contingência. Com exceção dos estados de São Paulo e Ceará, o contribuinte deve utilizar a contingência offline, emitindo a NFC-e, o respectivo arquivo XML e o DANFE de maneira autônoma, isto é, sem autorização imediata do Fisco.

No entanto, a contingência offline tem as suas peculiaridades e exige uma atenção especial por parte do emissor da NFC-e. Como se trata de uma operação offline, os dados deixam de ser enviados ao Fisco — pelo menos por hora —, até que o motivo que determinou o uso da contingência seja superado.

Dada as especificidades da emissão em contingência offline, preparamos este artigo para esclarecer algumas das principais dúvidas e ensinar como utilizar esse recurso de forma correta. Acompanhe!

Quando utilizar a contingência offline?

O próprio termo “contingência”, pelo seu significado, já nos remete a uma situação de anormalidade. Em linhas práticas, é uma situação que compromete a continuidade das vendas ao consumidor, causada pela impossibilidade de realizar a emissão normal em um tempo aceitável para o contribuinte e para o consumidor.

Esse modelo foi criado para atender a situações excepcionais, isto é, ocorrências em que não se pode de maneira alguma emitir a nota em tempo real, dada a existência de problemas que impedem o procedimento.

Um erro muito comum do contribuinte — inclusive fiscalizado de forma incisiva pela SEFAZ — é a emissão da nota em contingência de forma deliberadamente padrão, fora das situações de excepcionalidade que justificam o uso dessa modalidade de emissão, o que é um erro grave.

Quais problemas podem ser gerados pelo uso indevido da contingência offline?

Como vimos no tópico anterior, a contingência offline é para ser utilizada em situações excepcionais, mas essa regra nem sempre é obedecida. Em muitos casos, o uso fora das situações de falhas técnicas e operacionais é feito para aumentar o desempenho e a velocidade do processo de emissão ou mesmo para tentar burlar algum tipo de erro na estrutura do arquivo XML, visto que o procedimento em contingência dispensa a comunicação com o fisco e também não passa por regras de validação, diferentemente de quando a emissão é feita em tempo real.

Vale mencionar, contudo, que esse tipo de ação representa uma série de riscos para o contribuinte e para o consumidor. Vejamos alguns dos principais riscos que o uso indevido pode originar.

Consumidor

Ainda que sejam emitidas em contingências, as NFC-e devem ser encaminhadas à SEFAZ até o final do primeiro dia útil subsequente à emissão em contingência. Contudo, quando se utiliza essa modalidade rotineiramente, há sempre um risco maior de rejeição das notas, gerando a necessidade de correção e, ainda, possíveis atritos com os clientes, que receberão um alerta quando forem consultar a validade através do QR Code do DANFe NFCe.

Como se sabe, as NFC-e emitidas em tempo real ficam disponíveis para consulta pública pelos consumidores no site da SEFAZ. No caso das notas emitidas em contingência, isso só ocorre em momento posterior, após o envio do arquivo XML e a autorização do Fisco, o que aumenta a probabilidade de queixas de clientes que não localizaram sua NFC-e em consulta após a venda.

Contribuinte

Na contingência offline, como os dados não são enviados em tempo real ao Fisco, há sempre um risco maior de o contribuinte perder as informações das NFC-e emitidas, enquanto estiverem apenas no ambiente local da loja.

Nesse contexto, o extravio das informações das NFC-e pode desorganizar bastante a gestão fiscal da empresa, dando margem para o surgimento de passivos fiscais em razão do descontrole das informações, além de uma série de outros problemas.

Existe o risco de ser bloqueado por uso indevido em situações que um XML com erro seja enviado repetidamente sem a devida correção.

Esses problemas podem ser minimizado utilizando soluções robustas para emissão de NFC-e que façam o envio dos arquivos XML tão logo a indisponibilidade seja sanada.

Há também a obrigatoriedade de que o DANFeNFCe seja impresso em duas vias e que uma delas permaneça no estabelecimento até que o envio e autorização dos XML correspondentes.

Como utilizar a contingência offline de maneira correta?

Com o uso de softwares especializados, a empresa consegue automatizar todo o processo de emissão e gestão de documentos fiscais, retirando da operação a tomada de decisão se deve ou não entrar em contingência, tornando-a mais eficiente.

Nesse contexto, investir em inovação em pontos como a infraestrutura de software da empresa é base para processos mais rígidos, fluídos e práticos. No caso da emissão em contingência, por exemplo, o sistema informatizado garante o armazenamento seguro das NFC-e até que sejam devidamente encaminhadas ao Fisco para autorização.

Do mesmo modo, todas as informações, inclusive as que constam na base de dados do Fisco, ficam armazenadas no sistema, dando ainda mais segurança às informações e garantindo um bom compliance em caso de auditorias e processos administrativos.

Vale lembrar, ainda, que o próprio procedimento de envio para aprovação da SEFAZ pode ser automatizado. Assim, tão logo a situação que ocasionou a necessidade emissão em contingência seja superada, o software já faz o envio do arquivo XML para obter a autorização. Além disso, cuida também para que um XML não seja enviado repetidamente com o mesmo erro, evitando o bloqueio por uso indevido.

Resumindo…

Por fim, a contingência offline é um recurso voltado para facilitar a vida do empresário contribuinte, dando mais autonomia e flexibilidade às suas transações em situações de anormalidade.

Contudo, como vimos, é preciso estar atendo à correta utilização do recurso, evitando riscos e problemas. Por isso, contar com o apoio de uma empresa especializada em desenvolvimento de software de geração e validação do documento fiscal eletrônico é uma alternativa estratégica para melhorar não só a emissão de NFC-e em contingência offline, mas de toda a gestão fiscal do negócio do seu cliente.

Então, o que acha de embarcar mais esse diferencial nos projetos da sua software house? A Vinco é especialista nessa área e pode ajudar. Entre em contato conosco hoje mesmo!