O SPED surgiu em 2007 para facilitar no cumprimento das obrigações acessórias e também devido à dificuldade do estado em processar todas as informações fiscais e contábeis das empresas de forma rápida e objetiva. 

Um sistema de gestão empresarial que possui geração do SPED de forma integrada possui um alto valor agregado no mercado. Porém, para conseguir o resultado desejado com a sua integração e seu uso, existem ainda várias dificuldades, mesmo depois de mais de 10 anos da sua utilização.

Continue lendo para saber quais são essas dificuldades!

O que é o SPED e como funciona?

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) foi criado em 2007 pelo governo federal, com o Programa de Aceleração do Crescimento para facilitar e, ao mesmo tempo, modernizar todas as relações entre o contribuinte e a Receita Federal.

Ele funciona transferindo para o ambiente digital as informações fiscais e contábeis das empresas, que antes eram feitas no papel de forma manual. 

Com isso, muitas empresas precisaram se adequar com as variadas mudanças que o SPED trouxe, para fornecer corretamente todas as informações necessárias.

Ele é composto por:

  • SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital): faz a transmissão de todos os livros da empresa, como o Diário, Razão, Balancetes e Balanço Patrimonial.
  • SPED Fiscal (Escrituração Fiscal Digital): faz a transmissão de todas as entradas e saídas da empresa, bem como toda a movimentação dela, com a apuração de impostos, cadastros de produtos, clientes e fornecedores. Saiba mais sobre ele aqui!

Através deles é realizado uma integração entre todos os órgãos fiscalizadores estadual, federal e municipal. 

Para validar juridicamente todas as informações transmitidas, é utilizado o certificado digital, que funciona como uma assinatura virtual da empresa.

O principal objetivo do SPED é facilitar que todas as obrigações fiscais e acessórias possam ser cumpridas, além de melhorar o controle por parte do FISCO.

Além disso, ela ainda pode eliminar algumas dessas obrigações, como o SINTEGRA.

O que é SINTEGRA e como funciona?

O Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA) é uma obrigação acessória estadual que se destina a empresas que fazem o recolhimento do ICMS.

Ela tem como objetivo aprimorar o fluxo de dados para as administrações tributárias e de facilitar o fornecimento de informações dos contribuintes ao Fisco.

O SINTEGRA controla todas as operações de entradas e saídas que são interestaduais realizadas pelos contribuintes que fazem o recolhimento de ICMS, trazendo mais agilidade e segurança no acesso às informações que são relacionadas a prestação de serviços, compras e vendas.

Todas essas informações da empresa devem ser gravadas em arquivo com formato txt e transmitido por meio de um validador que verifica a consistência dos dados.

O que o SPED tem a ver com o SINTEGRA?

Quando você começa a fazer uso do SPED ICMS, seja de maneira voluntária ou obrigatória, não precisa mais fazer a entrega do SINTEGRA, porque ambos tratam do ICMS.

Dessa maneira, quando se faz a opção pelo SPED é possível eliminar mais essa obrigação acessória.

Como as Software Houses podem integrar o SPED no seu ERP?

Você já percebeu o quanto o SPED é importante para as rotinas fiscais e também para facilitar a fiscalização pelo Fisco.

Além disso, quando integrado com o ERP da sua Software House o valor agregado do seu produto é maior do que outros.

Porém, por causa da mudança constante do ambiente digital e fiscal do SPED, algumas dificuldades podem acabar atrapalhando o seu desenvolvimento.

Para auxiliar com que a sua Software House possa fazer a integração do SPED ao seu ERP, separamos os seguintes tópicos:

  • estabelecer um armazenamento seguro e confiável, baseado em soluções cloud, por exemplo.
  • ser transparente em todas as informações que precisam constar no SPED;
  • terceirizar o trabalho se precisar de pessoas que são treinadas para fazer a incorporação do SPED na rotina fiscal do seu ERP, e qualificar aquelas que ainda não são.

Quais os benefícios do SPED?

Os principais benefícios com a utilização do SPED são:

  • Diminuição dos custos: todo o movimento que era feito em papel, inclusive com arquivamento obrigatório dos documentos fiscais por 5 anos passa a ser digital, reduzindo custos com impressão e armazenamento.
  • Informações enviadas são padronizadas: por meio do SPED, todas as informações precisam ser organizadas, casadas e padronizadas, e isso acaba influenciando e forçando uma maior organização interna das empresas.
  • Economia de tempo: com a chegada do SPED os sistemas passaram a ser mais integrados, melhorando os processos, documentando melhor as operações e, consequentemente, reduzindo o tempo dos fluxos internos.
  • Armazenamento digital: como o SPED é formado por um conjunto de arquivos digitais baseados em documentos fiscais também digitais, o armazenamento se tornou mais prático, rápido e, ainda, facilitou as consultas.
  • Aumento do risco subjetivo: o arquivo SPED funciona como uma compilação de todos os documentos fiscais e contábeis de uma empresa. Sendo assim, torna-se mais difícil maquiar informações no intuito de disfarçar operações equivocadas ou ilícitas. Dessa forma, facilita a fiscalização e aumenta o risco dos empresários que operam de forma irregular, tendendo a uma redução do volume de sonegação fiscal.

Quais as maiores dificuldades para o uso do SPED?

Sabemos que o SPED surgiu como uma solução encontrada pelo FISCO para o cumprimento das obrigações e também para automatizar o processo de envio de todas as informações da empresa. 

Além disso, quando integrado ao ERP da Software House pode trazer ainda mais valor ao produto oferecido.

Porém, desde a sua implementação, ainda ocorrem alguns problemas para as empresas e software houses, bem como para contribuintes e até mesmo escritórios de contabilidade.

Veja a seguir quais são as principais dificuldades para emissão do SPED:

  • treinamento e contratação de pessoas capacitadas para utilizar o SPED;
  • atualização, muitas vezes, mensal de tabelas nos programas;
  • alinhamento dos programas com software da empresa;
  • adaptação das rotinas necessárias para que seja cumprido os prazos e todos os procedimentos técnicos que as normas do SPED preveem;
  • ajustar os sistemas de gestão empresarial para que consigam prover todos os dados necessários ao SPED;
  • não fazer lançamentos errados e fornecer informações incorretas, porque isso pode deixar a sua empresa na mira do Fisco;
  • cumprir os prazos de entrega;
  • utilizar os registros corretos conforme cada operação de venda e tipo de enquadramento fiscal da empresa.

Como resolver todos os problemas quanto ao SPED?

Todos esses problemas estão presentes ainda hoje e acabam dificultando na entrega do SPED e também na sua integração com algum ERP.

Porém, para resolvê-los só existem dois caminhos: desenvolver a geração do SPED dentro do próprio sistema, ou integrar com uma solução pronta que captura os dados do banco de dados e gera o SPED.

Importante ressaltar que para montar os arquivos SPED corretamente são necessárias três processos distintos: 

  1. O sistema de gestão precisa registrar e armazenar todas as informações necessárias.
  2. O sistema de gestão precisa unir todas as informações e gerá-lo de forma coerente, com as respectivas operações fiscais e enquadramento fiscal da empresa.
  3. Gerar os arquivos no leiaute correto conforme a legislação vigente. 

Visando facilitar a vida das software houses, a VINCO desenvolveu a solução VincoDFe que integra ao sistema de gestão e possibilita a captura de todas as informações pertinentes ao SPED. Em seguida, ela executa a geração dos arquivos já prontos para serem entregues ao Fisco ou aos escritórios de contabilidade.

Com o Vinco DFe, a transmissão do SPED se transforma num processo simplificado e rápido, fazendo com que a software house mantenha o foco no desenvolvimento interno do seu próprio sistema.

Quer saber mais sobre a nossa solução? Então, entre em contato conosco!