A empresa que recorre à utilização de um software como alternativa para a otimização de processos certamente está em busca de bons diferenciais. Por isso, a software house tem um papel determinante nessa relação, uma vez que é a principal responsável por atender às exigências do cliente e inserir funcionalidades estratégicas na solução desenvolvida, a exemplo da emissão de nota fiscal eletrônica.

O fato é que, devido à complexidade da legislação tributária e às especificidades que o cumprimento das obrigações fiscais implica, as empresas perdem muito tempo na execução desses processos e nem sempre têm o desempenho adequado, já que erros e lentidão são ocorrências bastante comuns.

Nesse contexto, a utilização de um software de gerenciamento de NF-e, em substituição à expedientes manuais, é uma solução bastante produtiva quando o objetivo é aumentar o rigor dos processos, garantir um gerenciamento eficiente dos documentos da empresa e evitar inconsistências em eventuais auditorias.

Continue a leitura e entenda o que há por trás dessa tecnologia!

Como um software de emissão de nota fiscal eletrônica funciona?

A operação desse tipo de ferramenta se dá a partir da automatização. Ou seja, a principal função de um software de emissão de notas fiscais é assumir a execução dessa tarefa a partir de uma roupagem mais moderna, baseada na comunicação, o que coloca o usuário em perfeita sintonia com os padrões atualmente impostos pela transformação digital.

Em regra, o negócio que utiliza esse tipo de solução depende bem menos de processos manuais na hora de realizar a escrituração contábil. Seguindo o padrão do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), as notas fiscais são emitidas, validadas e transmitidas em formato 100% digital, melhorando o fluxo de comunicação e a relação entre empresa e Fisco.

No caso do varejo, por exemplo, em que o volume de transações diárias pode ser bastante grande, exigindo uma documentação ágil e rígida, o software pode ser o fator decisivo para manter a fluidez dos processos, permitindo vendas mais ágeis e uma maior transparência perante os órgãos fazendários.

Preenchimento das informações

Quanto ao funcionamento do software de emissão de nota fiscal, dois pontos específicos são bastante relevantes: a automatização do preenchimento e dos cálculos referentes aos tributos.

Nesse sentido, o software assume a responsabilidade não de gerar o documento em formato digital, mas de proceder ao seu correto preenchimento, compondo os campos com as indicações corretas, além de realizar os cálculos dos tributos incidentes na transação — sempre em acordo com o regime de tributação do negócio —, evitando que a empresa recolha mais ou menos do que o estritamente determinado por lei.

Gerenciamento dos documentos gerados

Outro diferencial — e funcionalidade — do software é a sua capacidade de reforçar o gerenciamento das notas fiscais. Como o sistema trabalha com base em formatos digitais, todo o controle dos documentos é simplificado.

A partir do próprio sistema da empresa, integrado à API de emissão de notas, é possível monitorar as informações das transações, verificando o status de cada uma delas. Em outras palavras, de maneira bastante simples o usuário pode consultar os documentos emitidos, cancelados, denegados ou inutilizados.

De maneira direta, essa funcionalidade otimiza a organização dos documentos, armazenando-os de forma sistematizada, tanto localmente quanto na nuvem, garantindo total segurança e disponibilidade sempre que necessário.

Nesse sentido, vale pontuar, ainda, sobre o grande reforço trazido ao quesito compliance fiscal, já que em caso de auditorias, é possível acessar documentos antigos, filtrando-os por emitentes, destinatário, data, número e série.

Quais as vantagens do gerenciamento digital de NF-e?

Agora que já sabemos um pouco mais sobre a forma de funcionamento de uma ferramenta de emissão e gerenciamento de NF-e, é importante que pontuemos acerca das vantagens que esse modelo de gestão traz. Confira a seguir alguns dos principais deles.

Proximidade com os sistemas do Governo

Um dos principais benefícios de se utilizar um emissor de notas fiscais é a aproximação que ele promove entre a empresa e o Governo. Como a ferramenta é específica para comunicação de dados da organização com o Fisco, essa relação é estreitada.

A automatização dos processos, por exemplo, enrijece o cumprimento dos prazos e reduz a ocorrência de erros no preenchimento dos documentos, evitando divergências entre as informações internas do negócio e as constantes nos bancos de dados públicos.

Adaptação ágil e precisa às mudanças na legislação

Outra vantagem do software de gerenciamento de notas é a sua plena conformidade com a legislação que regula o tema. Na verdade, como o emissor tem por trás uma empresa especializada nesse tipo de demanda, o acompanhamento das regras de validação, mudanças na estrutura das notas e outras exigências sejam rapidamente atendidas quando é o software que gerencia esse expediente.

Logo, o usuário não tem que dedicar tempo e esforço para se atualizar das constantes mudanças na legislação e nos padrões da NF-e. Afinal, o emissor faz isso em seu nome.

Possibilidade de trabalhar com apoio de uma interface user friendly

As APIs de emissão de nota fiscal têm como diferencial uma interface simples, inteligente e de fácil adaptação — user friendly. Isso significa que a execução dos processos não será burocrática e independente de um amplo conhecimento sobre a ferramenta, já que ela foi desenvolvida para ser a mais intuitiva e funcional possível, otimizando o trabalho do utilizador.

Integração aos sistemas e softwares da empresa

Por último, mas igualmente importante, um bom software de emissão de documentos fiscais é capaz de se integrar aos sistemas e aplicativos da empresa, centralizando as atividades em um único local.

Desse modo, como uma única instalação, a software house é capaz de solucionar a emissão de qualquer documento fiscal eletrônico (DF-e) do cliente, a partir da integração com uma solução de um emissor fiscal.

A partir disso, outras diversas melhorias são verificadas. A exemplo:

  • redução de custos operacionais;
  • melhoria na transparência dos processos;
  • operação multiplataforma e multiambientes — Windows, Linux, Android, smartphones, tablets etc.;
  • possibilidade de emissão em dispositivos mobile, tanto on-line quanto off-line.

Portanto, a conclusão a que chegamos é que a emissão de nota fiscal eletrônica, quando realizada com o apoio de um software específico e um emissor qualificado, torna-se uma tarefa muito mais dinâmica e fluida, retirando do utilizador final um enorme peso na hora de cumprir suas obrigações perante o fisco.

Então, vamos dar mais um passo rumo à inovação dos serviços ofertados por sua software house? Entre em contato conosco e saiba como a solução da Vinco pode ajudar você e seus clientes!