A obrigação fiscal de um negócio é um dos temas mais relevantes dentro do contexto da gestão empresarial. Também é um dos mais críticos, especialmente no que se refere ao armazenamento de dados fiscais.

O grande volume de informações, a predominância do documento digital eletrônico, somados à complexidade com que alguns expedientes se revestem, tornam essa uma tarefa altamente técnica, exigindo recursos adequados não só para a validação de documentos fiscais eletrônicos, mas também para a correta alocação destes, de modo que possam ser guardados em segurança e acessados caso seja necessário.

Nesse contexto, o armazenamento de dados fiscais é uma necessidade das empresas e uma oportunidade para a software house. Garantir que as informações sejam guardadas de forma eficiente e segura é a base para que você, desenvolvedor, não seja responsabilizado por rupturas no compliance fiscal do cliente, sanções administrativas — ou mesmo judiciais.

Pensando nisso, preparamos este artigo para mostrar a você a importância do armazenamento de dados fiscais e como essa tarefa ajuda o seu negócio a melhorar a experiência dos clientes. Continue a leitura e confira!

Seu cliente precisa de rigidez na gestão de documentos fiscais

A empresa que recorre à um software para otimizar a execução dos expedientes fiscais e a gestão dos documentos que dela decorre, certamente espera todo um rigor na hora de armazenar as suas informações. Ou seja, integridade e disponibilidade são pontos elementares nessa relação.

Em regra, é a partir do sistema entregue pela SH (Software House) que o cliente poderá alocar com segurança suas informações, acessá-las remotamente e desenvolver seus expedientes internos. Nesse sentido, o armazenamento é a chave para o acesso rápido às informações, sendo extremamente útil em caso de auditorias ou necessidade de confrontação de dados com o Fisco em procedimentos administrativos, evitando multas, penalidades e outras sanções para o negócio.

Assim, ainda que o Fisco possua os DF-e (documentos fiscais eletrônicos) nas bases de dados do governo, o armazenamento dos DF-e pelo prazo decadencial definido é uma obrigação acessória. É fundamental que a empresa realize backups externos, de forma autônoma, garantindo ao máximo a eficiência e disponibilidade dos DF-e. É justamente nesse ponto que a software house é tão importante!

Alguns dos principais motivos para se fazer esse backup externos

Eliminar os procedimentos manuais

Como se sabe, a escrituração fiscal em uma empresa demanda a gestão de uma grande quantidade de documentos, informações e obrigações acessórias. A gestão manual de cópias de segurança não condiz com as necessidades atuais das companhias, seja por motivos de fluidez nos processos ou de integridade.

Nesse sentido, o armazenamento de DF-e imediatamente após a emissão ou recepção dele é, hoje, o padrão mais indicado para as empresas. Oferecer recursos mais modernos, nesse contexto, só facilita o acesso à informação pelo cliente, além de acabar com a dependência de controles paralelos de cópias de segurança, riscos de falha em procedimentos manuais, extravios, fraudes e toda sorte de problemas que pode prejudicar a o compliance fiscal.

Controlar as informações em um sistema em nuvem

Não há como negar que, atualmente, o modelo de armazenamento de dados em nuvem é uma das grandes tendências do mercado. A razão disso está, certamente, nos diferenciais dessa tecnologia, como custos mais interessantes, alta disponibilidade, escalabilidade e, principalmente, segurança.

Nesse contexto, trabalhar com base nesse conceito é uma das melhores alternativas para garantir a robustez no armazenamento de dados dos clientes, reduzindo drasticamente qualquer possibilidade de indisponibilidade, perda ou quebra de sigilo das informações guardadas pelo sistema.

Otimizar os investimentos

Como reflexo do tópico anterior, vale mencionar o potencial que a cloud computing tem para otimizar os custos da software house, sobretudo no quesito armazenamento de dados.

A exemplo, a substituição de metodologias mais antigas, como o armazenamento local, baseado em servidores internos — muito mais caros, trabalhosos e dependentes de recursos de TI — por soluções cloud garante investimentos muito mais produtivos, dando escalabilidade para os sistemas, segurança para os clientes e economia para a SH.

Alternativas ainda mais inovadoras, como a multicloud, são exemplo de como é possível conciliar os serviços de diferentes prestadores, otimizando os custos de armazenamento de maneira totalmente estratégica.

Automatizar os processos

Outro ponto que merece ser destacado é a automatização de processos que a SH pode proporcionar aos seus clientes ao oferecer recursos modernos de armazenamento de dados fiscais. Somado aos demais quesitos listados, a automatização soluciona uma série de percalços internos nas empresas, como:

  • lentidão nos processos;
  • altos custos;
  • ocorrência de erros;
  • retrabalho

O armazenamento, desse modo, passa a ser uma tarefa automatizada, cuja regularidade e forma pode ser ajustada conforme a necessidade de cada usuário, o que evita grandes lapsos de tempo sem backups, dando margem a perdas e prejuízos tanto para o cliente quanto para a SH.

Manter os colaboradores sempre focados no core business da empresa

Por último, vale mencionar que o armazenamento de dados fiscais, quando executado de forma moderna, tem o condão de melhorar a alocação de pessoal na execução das outras atividades da empresa.

Assim em vez de dedicar uma equipe para ficar encarregada de gerenciar os dados de clientes em sistemas internos, por exemplo, todo esse processo pode ser simplificado com o uso da nuvem. Desse modo, além de os dados serem acessados de forma segura e ágil via internet, o papel da gestão fica a cargo do fornecedor, que se encarrega de manter a infraestrutura ativa e escalável.

Como desdobramento disso, os colaboradores que antes tinham que se preocupar com o armazenamento, agora podem se dedicar a atividades mais próximas do core business da SH, focando no desenvolvimento de novas funcionalidades para os sistemas e na geração de valor para o cliente final.

Por fim, o armazenamento de dados fiscais, como vimos, é uma necessidade latente nas empresas. Por isso, a software house deve estar atenta a essa demanda, fornecendo uma pronta resposta ao oferecer uma solução completa, capaz de auxiliar na execução de processos estratégicos e nos processos operacionais, como é o caso do armazenamento de dados.

Então, restou alguma dúvida sobre o armazenamento de dados fiscais ou quer fazer alguma consideração? Sinta-se à vontade para deixar seu comentário em nosso espaço reservado para você!