Entenda o que é MDF-e e como ele atua no setor de transporte

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento eletrônico fiscal emitido e armazenado para vincular diversos tipos de documentos obrigatórios na prestação de serviços de transporte. O MDF-e foi criado pensando na facilitação da documentação fiscal, e seu propósito é atingir a substituição total dos MDF emitidos em papel em todo território nacional.

Apesar de possuir o termo “fiscal” na sigla, o MDF-e é um documento mais relacionado ao controle logístico. Isso porque lida com a listagem dos documentos fiscais referentes às mercadorias transportadas.

Com o advento do MDF-e, todos os documentos necessários para a emissão de uma carga (nota fiscal, relação de produtos, etc.) ficam centralizados de forma eletrônica em um só lugar. Dessa forma, a verificação nos postos de controle fiscal é agilizada, permitindo a leitura dos documentos fiscais em lote. Todas as informações ficam centralizadas e podem ser consultadas numa única plataforma.

Para entender melhor como funciona o MDF-e e como ele é utilizado no setor de transportes, continue lendo este artigo. Traremos informações relevantes sobre o funcionamento deste documento!

Finalidade

A finalidade do MDF-e é agilizar o cadastro em lote dos vários documentos fiscais relacionados às cargas em trânsito. Com a assinatura digital dos documentos eletrônicos, a autenticidade fica assegurada, permitindo que os documentos existam apenas na forma digital.

Não se pode ignorar também que os documentos eletrônicos dificultam adulterações e trazem segurança à arrecadação fiscal. Nesse sentido, o aprimoramento da atuação do Fisco no combate à sonegação fiscal também é um aspecto relevante, que justifica a integração de documentos realizada pelo MDF-e.

Benefícios

Os benefícios da adoção do MDF-e são diversos, podendo-se ressaltar:

• reduz custos com emissão de documentos físicos;
• reduz custos de armazenagem dos documentos fiscais, que passam a ser guardados em ambiente eletrônico, com volume muito inferior ao papel;
• reduz o tempo de parada de caminhões para fins de fiscalização.
• aumenta a segurança através da identificação do motorista, veículo e seu proprietário.

Legislação

A regulamentação do MDF-e está prevista em várias normas. As principais são do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), que criou as regras gerais para o documento: o ajuste SINIEF 21/2010 e o ato COTEPE/ICMS 29/2016.

Obrigatoriedade

A regra geral é de que deve ser manifestante da carga aquele que realiza o transporte ou contrata transportador autônomo. Conforme consta no Ajuste SINIEF 21/2010, o MDF-e deve ser emitido nas seguintes situações:

• para transportadores emitentes de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• para emitentes de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no transporte de mercadorias em veículos próprios, arrendados ou de transportador autônomo;
• sempre que haja transbordo, redespacho, subcontratação ou troca de veículo, contêiner ou adição de novas mercadorias ou documentos fiscais;
• no caso de retenção imprevista de uma parte da carga transportada.

Vale ressaltar que deverão ser emitidos tantos documentos quantos forem os estados de descarregamento. É importante observar a legislação estadual a respeito da emissão de MDF-e em todos os estados em que a empresa atuar.

Requisitos

Para começar a emissão de MDF-e, a empresa deve:

• realizar o cadastramento em todos os estados em que possuir estabelecimento e nos quais deseja emitir MDF-e;
• providenciar o certificado digital da empresa, para assinatura de documentos eletrônicos;
• ter acesso à internet;
• adaptar o sistema de faturamento para a emissão de MDF-e;
• testar os sistemas no ambiente de homologação no Ambiente Autorizados do MDF-e.

Emissão

O manifesto de transporte só pode ser preenchido depois que forem conhecidas todas as informações a respeito do transporte e documentos relacionados (CT-e ou NF-e). Até o momento da transmissão à SEFAZ, o documento pode ser corrigido e alterado quantas vezes forem necessárias.

A emissão deve ser feita utilizando um software emissor de MDF-e, onde serão incluídas as informações que serão encaminhadas à SEFAZ. Os dados podem ser preenchidos off-line, mas a transmissão do documento é feita com o uso da internet.

Erros mais comuns

Ao enviar o MDF-e, o emitente precisa prestar atenção para evitar erros no preenchimento, que podem causar irregularidades e até mesmo a invalidade do documento. Então é importante prestar atenção aos requisitos do MDF-e.

Veja a seguir os erros mais comuns ao lidar com o MDF-e:

Não fazer o cadastro correto de veículos

Um procedimento importante no manifesto de cargas é a indicação dos veículos, que é item obrigatório para os postos fiscais. O cadastro do veículo deve ser feito de forma completa, indicando os seguintes dados:

• placa do veículo;
• estado de registro do veículo;
• RENAVAM;
• tara (em kg);
• capacidade total (em kg);
• tipo de veículo (reboque, tração);
• tipo de carroceria (aberta, fechada, baú etc.);
• tipo de rodado (truck, cavalo mecânico, etc.);
• tipo de propriedade (da empresa emitente ou de terceiros);
• CPF do proprietário, caso seja terceiro;
• dados do motorista (nome e CPF).

Deixar de preencher o estado do percurso

Sempre que houver um estado intermediário entre a origem e destino, ele deve ser indicado como estado de percurso. O estado intermediário deve ser indicado de acordo com a ordem do trajeto que será percorrido pelo motorista.

Não encerrar o MDF-e

Sempre que o percurso for concluído, a transportadora deve se lembrar de encerrar o MDF-e no sistema. A falta de encerramento inviabiliza a expedição de um novo documento para o mesmo veículo.

Atenção: sempre que houver fim de percurso ou alterações no transporte é necessário verificar a possibilidade de encerramento do MDF-e.

Encerrar um percurso prematuramente

Ao contrário do erro anterior (em que o percurso nunca foi encerrado no sistema) se o erro for o encerramento do MDF-e antes da conclusão da viagem, o veículo pode vir a ser barrado pela fiscalização. O emissor pode ser punido e até mesmo multado pela irregularidade.

Inserir documentos de forma incorreta

Se o emitente é prestador de serviço de transporte, deve incluir as chaves de acesso de CT-e. Por outro lado, o transportador de carga própria deve incluir NF ou chave de acesso à NF-e. É importante não confundir os documentos da empresa e inserir as informações adequadas para cada tipo de transporte.

O MDF-e é um documento fiscal que facilita a vida do transportador e agiliza a fiscalização. A redução da burocracia é altamente benéfica para os contribuintes e permite que cada vez mais sejam utilizados sistemas eletrônicos para gestão da rotina fiscal das empresas.

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