A inutilização é uma notificação que o contribuinte faz ao fisco informando que um determinado número e série do documento fiscal eletrônico (NF-e, NFC-e ou CT-e) não vai ser usado.

Ela deve ser utilizada quando a numeração de um DF-e não segue a sequência e acaba pulando algum número. Se por acaso isso acontecer, é preciso que seja justificado o procedimento para a Sefaz.

Quer saber como funciona a inutilização de numeração de DF-es? Continue lendo que vamos explicar tudo para você!

A inutilização de numeração é coisa nova?

Não. No regulamento do ICMS você já tem isso há muito tempo. 

Quando a nota fiscal era em papel, para poder emitir notas fiscais, era necessário uma autorização para impressão de documentos fiscais (AIDF) obtida no Posto Fiscal. 

De posse da AIDF, o contribuinte contratava uma gráfica que fazia a impressão com os números autorizados.

Dessa maneira, resultava que o contribuinte tinha os blocos de notas fiscais em branco (ou em formulários contínuos) já numerados para utilizar nas operações comerciais.

Se ocorrer algum fato que impossibilita a utilização daquele papel com o número já impresso (molhado, queimado amassado e outros motivos), é necessário registrar no Livro de registro da utilização de documentos fiscais e termos de ocorrências.

Portanto, registrar que aquela numeração foi inutilizada e explicar qual é o motivo. Como é um papel, é necessário guardá-lo pelo prazo decadencial para comprovar, em uma eventual fiscalização, que não foi usado.

A mudança no varejo provocada pelo ECF e impressora fiscal!

O início da utilização da impressora fiscal promoveu uma mudança importante no processo de emissão ao criar o cupom fiscal. 

Neste novo documento o processo é bem definido: 

  • abrir a venda;
  • incluir item a item;
  • totalizar e fechar a venda. 

Dessa forma, cada passo é registrado na memória fiscal e não pode ser apagado. Ao final, a numeração do cupom fiscal é dada pelo módulo fiscal e todos os dados ficam armazenados na memória fiscal. 

Todavia, caso aconteça algum evento que impossibilite a finalização da venda e conversão em cupom fiscal, o processo é encerrado e não há a geração do número do cupom fiscal. Além disso, o aplicativo comercial iniciará uma nova venda para refazer ou corrigir a venda que deu erro.

É importante ressaltar que o número da venda no aplicativo comercial não é o mesmo número do cupom fiscal. Sendo assim, a associação entre o número da venda e o número do cupom fiscal é feita após o registro na memória fiscal da impressora.

A diferença de processo provocada pela NF-e e NFC-e!

O modo operacional dos documentos fiscais eletrônicos utilizando uma SEFAZ autorizadora para aprovar o documento alterou novamente o processo.

Agora, o sistema faz o agrupamento de itens primeiro, efetua o recebimento e assina o documento. 

Dessa maneira, somente ao final é enviado para a SEFAZ autorizadora para que ela autorize o uso. Lembra da AIDF? É como se fosse uma AIDF para cada documento fiscal.

Outra diferença é que, mesmo que o contribuinte tenha errado o preenchimento e provocado uma rejeição, o fisco sabe que tentou usar um determinado número e qual o teor dessa tentativa.

A lei do menor esforço

Essa lei afirma que o ser humano tem uma tendência natural para tentar obter o máximo resultado a partir de um esforço mínimo. 

Isso foi aplicado largamente nos aplicativos comerciais que utilizavam a impressora fiscal e passaram a utilizar NF-e ou NFC-e.

As software houses, muitas vezes induzida pelo fabricante da impressora fiscal que disponibiliza uma DLL ou algo que fizesse a integração com esses equipamentos, incorreram no erro de continuar o processo da mesma forma (abre a venda, inclui item a item, totaliza e fecha a venda).

Porém, a diferença é que o aplicativo comercial passou a determinar também a série e o número do documento fiscal. Dessa forma, o DF-e é então assinado e enviado para o fisco.

Na validação pode ser que haja algum problema provocando uma rejeição. Ao receber a rejeição o aplicativo comercial que utilizou a lei do menor esforço para fazer adaptação de impressora fiscal para NFC-e vai cancelar a venda. 

Além disso, a venda tinha um número de documento fiscal associado e também será abandonado através da declaração da inutilização ao fisco. Nesse ponto o contribuinte está acendendo uma luz amarela no fisco.

Qual a aparência dessa operação no fisco?

O fisco terá documentado que o contribuinte tentou emitir um documento fiscal eletrônico com um determinado número e, após ser rejeitado por qualquer motivo, esse documento não retorna corrigido. Em seu lugar chega o pedido de inutilização daquela numeração.

Isso é muito diferente de anotar no livro que o documento foi utilizado. No ambiente online o fisco sabe o que tinha no documento que foi inutilizado. É um indício de sonegação que, cedo ou tarde, o fisco irá investigar.

Como resolver isso?

Para resolver isso, pode-se seguir as regras básicas: 

  1. Uma rejeição tem que ser corrigida e reenviada com a mesma numeração.
  2. Não reaproveite a numeração com uma venda diferente: isso também acende uma luz amarela no fisco, pois pode caracterizar outro tipo de fraude.

É comum sistemas estrangeiros ou adaptados não terem esse comportamento, obrigando a utilizar uma nova venda para corrigir uma venda rejeitada por qualquer motivo. 

Nesse caso, a melhor saída é você emitir um novo documento e informar na justificativa da inutilização do número abandonado que é devido à incapacidade do sistema. E, o mais importante, informar qual o número do documento fiscal que corrigiu a rejeição e que acobertou a venda. 

Com isso, o contribuinte terá documentado que não foi por má fé e sim uma característica/limitação do sistema.

Isso vale também para as atualizações decorrentes de verificações em processo após o retorno de uma emissão em contingência offline da NFC-e. Ainda mais, se for necessário inutilizar o número, é preciso deixar claro na justificativa o motivo da inutilização de numeração e qual o documento que o substituiu.

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