Com a implementação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a necessidade de arquivar todos os itens em papel desapareceu. Para situações em que uma via física é necessária, foi criado o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Entretanto, mesmo se tratando de um documento auxiliar, ele deve ser preenchido e tratado com a mesma seriedade que as notas fiscais eletrônicas.

Se você quer aprender mais sobre o DANFE e as boas práticas para orientar os clientes de sua Software House, continue acompanhando este artigo! Apresentaremos as principais informações sobre esse documento e como ele deve ser utilizado.

O que é o DANFE?

Os documentos fiscais são eletrônicos e não precisam mais ser emitidos em papel, mas para certos usos ainda é necessário que exista algum tipo de suporte offline para as emissões. O DANFE nada mais é que a manifestação física de uma nota fiscal emitida em meio eletrônico, contendo todas as informações necessárias para a consulta da NF-e pelos envolvidos na operação e pelos agentes fiscalizadores.

A principal função do DANFE é permitir o transporte regular de itens, inclusive em viagens interestaduais, viabilizando sua conferência e fiscalização. Com esse documento, é possível verificar a regularidade da carga, o recolhimento dos tributos e todas as informações referentes à operação que gerou o transporte do item. Trata-se de um resumo impresso do conteúdo essencial da Nota Fiscal Eletrônica.

Outra função do DANFE é a oportunidade de coleta de um comprovante de entrega da mercadoria. A assinatura do consumidor no campo específico para recibo permite que a empresa faça o arquivamento das informações sobre a conclusão das vendas e até mesmo realize a devida cobrança, em caso de vendas com pagamento a prazo posteriormente inadimplidas.

Todas as informações presentes no DANFE precisam estar obrigatoriamente citadas nos respectivos campos do arquivo XML. Além de alguns dados serem exigidos na impressão outros não são permitidos. O leiaute das informações impressas deve seguir os padrões descritos pelo Manual de Orientação do Contribuinte produzido pelo ENCAT (Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais). Também não são permitidas mensagens de alerta, recados ao portador, condições especiais ou promoções. O DANFE é um documento fiscal com validade jurídica e a falta de correlação com a legislação fiscal e seu respectivo arquivo eletrônico no formato XML pode causar multas em valores que chegam a até 100% do valor da operação. Por isso, é importante investir em sistemas confiáveis para a emissão dos dois documentos de forma integrada, a fim de evitar inconsistências.

Como funciona a impressão do DANFE?

O emitente da NF-e precisa imprimir e anexar o DANFE às mercadorias antes que elas saiam de seu estabelecimento. O DANFE será impresso em uma única via, salvo quando houver disposição expressa em outro sentido. O transporte e a entrega dos produtos depende dessa impressão. Os principais requisitos para impressão do DANFE são:

  • o documento não pode ser impresso, em nenhuma hipótese, com o Equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF, mesmo em modo de relatório gerencial;
  • não utilizar papel-jornal;
  • o tamanho mínimo deve ser A4 (210X297 mm) e, o máximo, Ofício (230X330 mm);
  • a impressão deve ser feita em folhas soltas, formulário pré-impresso ou, então, ser realizada em papel do tipo formulário contínuo;
  • se a nota foi emitida em contingência, é permitido somente o formulário de segurança;
  • quando a venda é realizada fora do estabelecimento da empresa, é adotado o DANFE simplificado, que pode ser impresso em qualquer papel em tamanho inferior ao A4, desde que não seja papel-jornal.

Quais são os elementos obrigatórios do DANFE?

Todo DANFE deve seguir um modelo de layout padronizado, seguindo as normas da Secretaria da Fazenda para o documento. O sistema emissor de NF-e deve estar preparado para emitir a documentação corretamente, incluindo todos os elementos essenciais e respeitando os padrões de impressão. Os itens obrigatórios no DANFE são:

  • nome do documento DANFE, com significado da sigla;
  • número e série da NF-e;
  • quantidade de folhas do documento;
  • chave de acesso de 44 dígitos da NF-e, acompanhada do código de barras para a leitura ótica do DANFE;
  • identificação completa do emitente, com CNPJ, razão social e inscrição estadual;
  • data e horário da saída da mercadoria;
  • identificação da transportadora;
  • descrição dos itens comercializados;
  • natureza da operação;
  • dados do veículo transportador.

A empresa pode incluir outras informações no DANFE?

Todas as informações incluídas no DANFE deverão, obrigatoriamente, constar no arquivo XML. Esse é o arquivo transmitido para a Secretaria da Fazenda e, por isso, é importante prestar atenção no que a empresa escreve no documento.

Apesar de ser comum encontrar anotações, informativos e ofertas direcionadas ao consumidor escritas no corpo do DANFE, essa não é uma prática correta. O DANFE é um documento de natureza fiscal. Não é um bilhete de recados para os consumidores e, por isso, não deve ser utilizado para o envio de mensagens.

Caso a empresa deseje enviar material promocional, notas ou outras informações a seus consumidores, deve usar outros papéis. Essa comunicação fica muito mais atraente em um material promocional feito especialmente para comunicação, que pode ser incluído no pacote, com as encomendas do consumidor.

Dessa forma, a empresa evita descumprir a legislação tributária e emite as mensagens que deseja sem se colocar em risco de sofrer penalizações pelo descumprimento da lei.

Como emitir o DANFE com todos os campos necessários?

A melhor forma de garantir que seus clientes emitirão os documentos fiscais com todos os campos obrigatórios é contratar um sistema emissor de uma empresa especializada. Com um software que se mantém constantemente atualizado, é possível disponibilizar o modelo correto para preenchimento.

A falta de campos no momento do preenchimento pode levar à impressão de documentos incompletos e em desconformidade com as normas tributárias. Como o DANFE geralmente é o primeiro documento conferido pela fiscalização tributária, sua regularidade formal é essencial para as empresas.

Sua Software House pode colaborar com os clientes de duas formas. Em primeiro lugar, oferecendo um sistema emissor que esteja de acordo com as regras da Secretaria da Fazenda. Em um segundo momento, orientando-os a evitarem a inclusão de informações que não pertençam aos documentos fiscais, como forma de evitar a ocorrência de penalidades.

Muitas empresas não entendem a seriedade dos documentos fiscais, e as Software Houses ocupam um importante papel na orientação dos usuários. O uso e o arquivamento correto do DANFE é importante para a regularidade fiscal das empresas e deve ser estimulado pelas fornecedoras dos sistemas de emissão de documentos fiscais.

Gostou do artigo e precisa de auxílio com a emissão de documentos fiscais de seus clientes? Aproveite para entrar em contato conosco e conhecer soluções que podem ser incorporadas aos seus sistemas, totalmente transparentes ao usuário final e que seguem todas as normas para a emissão de documentos fiscais!