Os sistemas de emissão de documentos fiscais eletrônicos estão em constante atualização. Uma das novidades para a NFC-e é a criação do evento de cancelamento por substituição. Com essa alteração, os sistemas de emissão devem ser ajustados para cumprir os prazos e garantir a correta utilização dos eventos, evitando a criação de passivo tributário para os clientes.
Quer entender melhor como o cancelamento por substituição funciona? Acompanhe este artigo para esclarecer suas dúvidas sobre essa novidade!
O que é o cancelamento por substituição de NFC-e?
O cancelamento por substituição é um novo evento no sistema da NFC-e que deverá ser utilizado, em casos específicos, alternativamente ao cancelamento. A finalidade é informar que uma nota emitida online está duplicada por outra emitida em contingência offline, viabilizando a correção do problema no sistema.
A ideia é melhorar a informação na base de dados da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). O cancelamento, nos casos em que não há circulação de mercadoria, não é o mais indicado para os momentos de problemas técnicos com emissão em contingência offline e o amadurecimento do modelo levou à adoção de evento específico para essas operações com o consumidor final.
Para harmonizar a auditoria e fiscalização, foi determinado um limite de tempo de 30 minutos para o cancelamento da NFC-e sem circulação de mercadorias. Isso porque a interpretação do Fisco é a de que esse tipo de cancelamento acontece num espaço de tempo muito pequeno após a emissão.
O cancelamento por substituição, por sua vez, tem um prazo maior para ser registrado, pois sua utilização é decorrente de problemas técnicos que podem durar alguns dias até que o contribuinte restabeleça a comunicação com a SEFAZ autorizadora. Isso faz com que o controle sobre as emissões do contribuinte seja maior e mais específico.
A duplicação de notas pode ocorrer em razão de alguma falha técnica após o contribuinte transmitir a NFC-e para o Fisco e antes de receber o protocolo de autorização. Nesses casos, se o emissor não obtiver uma resposta da SEFAZ, não há como saber em qual ponto chegou a operação.
Por isso, será necessário fazer a emissão em contingência offline, que mantém as notas emitidas armazenadas em sequência para uma transmissão posterior. Com o restabelecimento da comunicação, é possível que haja duplicidade. É para resolver essa situação que foi introduzido o evento de cancelamento por substituição.
Como funciona o cancelamento por substituição de NFC-e?
Depois de perder a comunicação com o sistema da SEFAZ e iniciar a emissão de notas por contingência offline, o contribuinte precisará transmitir as notas emitidas em contingência. O emissor envia a nota fiscal para a SEFAZ assim que tiver a comunicação restabelecida e o Fisco acusará o recebimento.
Para saber se uma nota fiscal enviada e sem retorno foi recebida ou não, o contribuinte deverá consultar o sistema. Caso notas que foram emitidas em contingência estejam duplicadas, é necessário que seja feito um cancelamento por substituição, informando qual foi a NFC-e offline que a substituiu. O contribuinte precisa observar dois prazos importantes para o cancelamento por substituição:
- a inclusão do evento deve ser feita no prazo de 168 horas após a emissão do documento fiscal;
- a data e a hora de emissão da primeira nota, que não obteve resposta, não pode ter intervalo maior que duas horas da que foi emitida em contingência offline.
Cumpre ressaltar que o sistema fará uma série de outras verificações para validar o cancelamento por substituição. Os documentos devem ter o mesmo valor de tributos, a mesma base de cálculo e os produtos na mesma ordem, ou seja, o conteúdo dos dois documentos tem que ser absolutamente igual.
A inobservância dos prazos e regras previstos para a validação do cancelamento por substituição pode ocasionar a rejeição da operação pelo Fisco. Nesse caso, o contribuinte fica sujeito ao pagamento de tributos adicionais e outras penalidades. É por isso que a utilização de sistemas que auxiliam a tonar os procedimentos mais eficientes é muito importante.
Como está prevista a implementação?
A implementação do cancelamento por substituição está prevista no Ajuste SINIEF 07/2018. A princípio, a previsão de implantação era para o dia 25 de fevereiro para o ambiente de homologação e testes do governo, mas as alterações não foram disponibilizadas a tempo. Não há previsão de novo prazo para a inclusão do evento, mas a previsão para o ambiente de produção é o dia 29 de abril.
Quais são os desafios do cancelamento para os contribuintes de SP?
O estado de São Paulo tem uma maneira diferente de tratar os documentos emitidos em momentos de falha na conexão com a SEFAZ. Os usuários da NFC-e de SP devem ter um aparelho chamado Sistema Autenticador e Transmissor (SAT), que é utilizado para a emissão de documentos fiscais em contingência.
São Paulo não adotará o cancelamento por substituição. Caso ocorra a situação em que uma NFC-e foi duplicada por meio da emissão de um SAT-CFE ou NF-e o contribuinte deverá ir ao posto fiscal e solicitar o cancelamento extemporâneo das NFC-e duplicadas, apresentando as justificativas aplicáveis. Após a aprovação do posto fiscal, o contribuinte poderá fazer o cancelamento normal sem incorrer em multas.
Como um sistema de emissão de NFC-e integrado ao ERP pode ajudar?
Um software de geração e validação de documento fiscal eletrônico integrado ao ERP é um grande aliado no controle das notas emitidas. Com o auxílio de um sistema especializado, o cliente consegue fazer o controle das emissões, cumprindo os prazos para eventuais cancelamentos por substituição.
Um sistema embarcado diretamente no ERP entrega mais valor aos clientes da Software House, já que eles poderão fazer todo o controle de emissões e garantir que não haja nenhum passivo tributário. Os cancelamentos só serão feitos quando realmente houver cabimento. Toda emissão online sem resposta é encaminhada para a emissão offline correspondente com o devido registro no Fisco por meio do cancelamento por substituição.
Esse evento é mais uma melhoria no ambiente da NFC-e que visa integrar as informações e corrigir as falhas de transmissão assim que elas acontecem. Os sistemas ERP que contam com uma plataforma de emissão de documentos fiscais eletrônicos facilitam a vida dos clientes e auxiliam na automação e controle dos documentos emitidos. Dessa forma, a Software House melhora a gestão tributária e entrega soluções de qualidade para a rotina fiscal das empresas.
Quer ajudar seus clientes a emitir documentos fiscais com uma solução transparente para o usuário final embarcada em seus sistemas? Entre em contato conosco e descubra o que há de mais avançado na emissão de documentos fiscais eletrônicos.
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