Vida de software house não é fácil! Por mais que se amplie as funcionalidades de um sistema de gestão, sempre temos aquela sensação que poderia ter algo a mais, que alguma coisa está faltando, ou que poderia aplicar alguma modernização. Existe ainda toda a parte fiscal e cálculos que exigem monitoramento e atualizações constantes, assim como o ciclo de vida da NF-e.

Além disso, para se ter um bom sistema de gestão é praticamente obrigatório implementar a gestão de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-es) que cuide de todo esse ciclo.

Para isso, é imprescindível saber qual o ciclo de vida de um documento fiscal eletrônico e implementar os mecanismos para reconhecer o nascimento e as ocorrências de mudança de situação.

Você já parou para analisar a quantidade de operações que envolvem um único documento fiscal eletrônico? Sua software house já implementou todas elas no sistema de gestão que desenvolve? Quer entender sobre o ciclo de vida da NF-e? Então, continue lendo que vamos contar tudo para você!

O ciclo de vida da NF-e

Como nasce uma NF-e?

Um documento fiscal eletrônico passa a existir no momento que a SEFAZ gera o protocolo de autorização de uso em resposta a uma solicitação do emitente. É obrigação do emitente disponibilizar o XML ao destinatário.

Se o fisco constatar irregularidade do emitente ou destinatário haverá a recusa do fisco e essa NF-e é armazenada na SEFAZ, mas sem o protocolo de autorização de uso. Em seu lugar ficará a situação “DENEGADA” que é imutável. A numeração foi utilizada e deve ser armazenada da mesma maneira que as outras NF-e.

Cancelamento de uma NF-e

Antes do efetivo fato gerador (saída da mercadoria no caso da NF-e, início da prestação no caso do CT-e) o documento fiscal pode ser cancelado. Dessa forma, um documento fiscal cancelado torna-se imutável, ou seja, não permite que nenhum outro evento o modifique.

Evento

Acontecido o fato gerador o documento não poderá ser cancelado. Durante algum tempo, esse documento fiscal pode sofrer modificações de situação e incorporar outras informações através de eventos, tais como:

  • carta de correção;
  • registros de passagem;
  • manifestação do destinatário;
  • comprovação de entrega.

Todos eles passam a fazer parte do documento fiscal. Portanto, esses eventos são como “tatuagens” que ficam registrados de forma permanente no documento fiscal eletrônico.

Obrigações acessórias

Mas o ciclo de vida do documento fiscal não acaba aqui! Ele é utilizado para cumprimento de obrigações acessórias, como a EFD (Escrituração Fiscal Digital). 

Você sabe por quanto tempo deve ser armazenada a NF-e?

É obrigatória a guarda dos documentos fiscais eletrônicos emitidos e recebidos para serem apresentados à fiscalização se solicitados. O prazo mínimo de guarda é de 5 anos além do ano corrente. De forma simplificada podemos dizer que é 6 anos.

As notas fiscais eletrônicas de aquisição de imobilizado deverão ser guardadas por 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.

Cuidados e verificações necessárias

XML Emitidos

É importante ter os recursos para realizar as operações possíveis e registrar adequadamente no sistema de gestão, tais como:

  • Disponibilizar o XML aos interessados (destinatário, transportadora e contador) na emissão;
  • Notificar os interessados quando ocorrem eventos de seu interesse (cancelamento e carta de correção);
  • Disponibilizar funcionalidades para registrar eventos no documento fiscal eletrônico;
  • Armazenar os XML de forma segura pelo prazo decadencial.

XML Recebidos

Para uma gestão eficiente de XML recebido é necessário cuidar dele desde o nascimento.

Falaremos mais a respeito no item sobre “Manifestação do Destinatário”. 

Quando o XML é recebido por e-mail ou de alguma outra forma disponibilizada pelo emitente, o primeiro cuidado que precisa ser tomado é a verificação de autenticidade do arquivo recebido:

  • Verificar a existência do protocolo de autorização de uso;
  • Validar o protocolo na SEFAZ.

Uma vez validado é importante o constante monitoramento para capturar eventos que sejam emitidos pelos envolvidos, como cancelamento e cartas de correção, diretamente na SEFAZ, pois nem sempre o emitente envia a informação da ocorrência de eventos.

Outra prática importante é o saneamento de cadastros, validando as classificações fiscais dos produtos quanto a NCM, CEST, GTIN e situação tributária.

Assim sendo, caso sejam encontradas inconsistências, o sistema de gestão deve possibilitar ao usuário tomar decisões quanto à recusa da nota fiscal ou correção de cadastro. 

Essa prática visa prevenir inconformidades na escrituração fiscal e na apuração de impostos. Dessa forma, o saneamento cadastral é importante para a emissão das notas fiscais da empresa, porque se houver divergência com a base de dados do fisco haverá rejeição, que pode ser impactante na operação.

Além disso, os XML recebidos também precisam ser armazenados pelo prazo decadencial.

Evento Manifestação do Destinatário

Existe um mecanismo no âmbito dos documentos fiscais eletrônicos, intitulado Distribuição de DF-e de Interesse dos Atores da NF-e, que notifica os envolvidos em uma operação sempre que seu CNPJ é informado em um documento fiscal. 

Esse mecanismo permite que os contribuintes saibam que seu CNPJ foi utilizado em alguma operação e permite que o destinatário se manifeste a respeito desse documento fiscal.

Através dele, os envolvidos podem ter acesso ao XML mesmo que o emitente não o disponibilize por outro meio. 

Isso é de vital importância para controlar se a operação é legítima ou se é uma tentativa de fraude. 

Você pode saber mais sobre isso no nosso artigo Você sabe como funciona a manifestação do destinatário? Descubra!

E se for necessário ter acesso a um XML armazenado?

A NF-e deve ser armazenada, segundo a legislação, pelo prazo decadencial.

Dessa maneira, é recomendado que essa guarda seja em um ambiente seguro e prático, que proporciona acesso rápido quando for preciso consultá-las.

Como a Vinco pode ajudar com o ciclo de vida da NF-e?

A Vinco possui uma solução para a gestão do DF-e durante todo o  ciclo de vida, desde a emissão até a eliminação dos arquivos após o prazo decadencial.

Integrado ao sistema de gestão, através do VincoDFe, sua software house pode incorporar no seu produto:

  • emissão de todos os DF-es;
  • recebimento de todos os documentos fiscais eletrônicos destinados ao CNPJ, por e-mail ou obter diretamente na SEFAZ;
  • armazenamento de forma segura, conforme exige a legislação, de todos os DF-es, com segurança em ambiente cloud computing;
  • portal white label customizável (com a identidade visual da sua software house) para o usuário do sistema de gestão (o cliente da software house) consultar DF-e emitido  e recebido, realizar manifestação de destinatário e outras funcionalidades;
  • aumento da robustez com mais funcionalidades que são totalmente transparentes para o cliente final;
  • garantia da utilização das melhores práticas de padrões técnicos na operação de DF-e;
  • consulta e baixa automaticamente documentos fiscais eletrônicos destinados ao CNPJ do seu cliente diretamente da SEFAZ;
  • integração de XML recebidos por e-mail ou da SEFAZ na operação de seu cliente;
  • registro de todos os eventos dos documentos fiscais eletrônicos;
  • redução de custos operacionais;
  • redução do “time to market” de seu produto;
  • foco nos diferenciais de seu produto;
  • uma equipe especializada em documentos fiscais eletrônicos;
  • um ambiente testado em milhares de empresas.

Tudo isso e muito mais são os benefícios obtidos através da solução da Vinco. Dessa maneira, o sistema de gestão poderá controlar todo o ciclo de vida da NF-e através de uma integração simples e amigável.

Com isso, a software house vai reduzir o estresse da equipe de desenvolvimento e manter o foco na modernização do seu produto!

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