Parece simples, mas não é! Todos querem, mas poucos conseguem! Por que é tão difícil pegar todas as notas fiscais de serviços emitidas pelos seus prestadores de serviços? 

Continue lendo que vamos esclarecer as diferenças entre os projetos NFS-e e NF-e e os principais motivos que dificultam sua empresa capturar as notas de serviços emitidas por terceiros.

Por que não existe um padrão de NFS-e?

Se já é difícil uma padronização das NF-es nos 27 estados brasileiros, imagina conseguir um consenso para criar um layout único da NFS-e nos 5.570 municípios existentes no país.

A maior dificuldade está no fato de não existir uma entidade que seja soberana às Prefeituras. Os municípios são autônomos e, por isso, não há como exigir que eles sigam determinados padrões. 

O problema se agrava com a grande diferença de poder econômico entre eles, onde capitais podem investir em sistemas modernos e robustos e pequenas cidades se restringem a adotar sistemas básicos com recursos mínimos.

Embora haja uma tendência nacional para que as NFS-es sigam o famoso padrão da ABRASF (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais), por não ser obrigatório, está longe de se tornar um verdadeiro padrão. 

Para se ter uma ideia, centenas de municípios se inspiram no padrão da ABRASF, mas é difícil dar um único exemplo de dois municípios com as NFS-es rigorosamente iguais.

Por que as NFS-e são tão diferentes?

Uma vez que não existe um padrão nacional “obrigatório”, essa liberdade e autonomia dos municípios resulta numa salada de layouts e formatos de comunicação. 

Para ilustrar os ingredientes dessa salada, segue uma relação de algumas das possíveis variáveis num sistema emissor de NFS-e:

  • Basear-se ou não no padrão da ABRASF.
  • Adicionar campos extras ao layout de interesse da própria prefeitura
  • Utilizar ou não webservices
  • Códigos dos municípios não padronizados
  • Exigir ou não Certificado Digital
  • Permitir acesso via token
  • Permitir acesso via login/senha
  • Permitir upload de arquivos
  • Permitir emissão em lote ou somente nota a nota
  • Definir limites de volume e tamanho do lote
  • Definir horários e intervalos para consultas
  • Permitir emissão síncrona ou assíncrona
  • Aplicar validação prévia nos dados
  • Definir e validar campos obrigatórios
  • Disparar e-mail com arquivo anexado ou com imagem ou com link
  • Permitir download do XML
  • DANFSe não é obrigatório e não tem padrão

Observe que, mesmo se o layout fosse padronizado, conforme sugerido pela ABRASF, existem inúmeras outras variáveis que – combinadas – geram uma infinidade de possibilidades que, na prática, resultam em NFS-es sempre diferentes.

Dessa forma, hoje já são mais de 2.000 municípios utilizando a nota de serviço no formato eletrônico e cerca de 200 empresas de tecnologia distintas que fornecem os sistemas para essas prefeituras. Ou seja, estamos falando de – no mínimo – duzentos formatos diferentes para se emitir uma NFS-e.

Como consigo pegar minhas notas fiscais de serviços tomados?

Se para emitir NFS-e tem toda essa complexidade, então, para capturar uma NFS-e é ainda mais complicado. Pois, os recursos para disponibilizar as notas, geralmente, são menos sofisticados que os recursos para emitir.

Assim, como não existe um padrão para emitir as notas fiscais de serviço, também não há uma forma padronizada para consultar, receber ou baixá-las via download.

De forma geral, só existem três formas para capturar as notas de serviços tomados:

  1. Manualmente, nota a nota, através dos portais web de cada prefeitura;
  2. Quando possível, desenvolver a integração com cada prefeitura;
  3. Utilizando um parceiro de tecnologia que ofereça esse tipo de serviço.

Ainda, vale lembrar, que a legislação define que a entrega da nota fiscal do prestador para o tomador é uma obrigação fiscal. 

Sendo assim, é importante explorar esse direito e exigir do seu prestador de serviço que emita e disponibilize a nota fiscal para sua empresa.

Capturar NFS-e exige esforços contínuos

Se seu fornecedor for um prestador de serviços recorrentes para sua empresa, verifique as formas de integração disponíveis no sistema de gestão dele e na prefeitura de origem. Sendo possível alguma forma de automação, troca de dados, ou – no mínimo – envio por e-mail, explore esses canais para minimizar as ações humanas.

No caso de tomadores de serviços mais estruturados, empresas maiores e, principalmente, aqueles que possuem equipe de tecnologia interna e/ou tomam serviços de poucos municípios, é comum desenvolver as possíveis integrações com essas respectivas prefeituras. 

Porém, é uma tarefa árdua que consome muita energia da equipe técnica e, geralmente, não traz um bom custo-benefício para a empresa.

Isso ocorre porque os sistemas de NFS-e sofrem atualizações constantes, o suporte de muitas prefeituras é precário – podendo levar dias para responder suas dúvidas ou resolver algum problema – e o pior: as prefeituras não são fiéis aos fornecedores.

Portanto, quando se troca o prefeito da cidade é comum trocar o fornecedor do sistema que faz a gestão do ISS e da emissão da nota fiscal de serviço.

Sendo assim, a melhor opção costuma ser a terceira: utilizar um parceiro de tecnologia que ofereça esse tipo de serviço!

Como o projeto NFS-e é complexo e exige muita mão-de-obra especializada e tecnologia de ponta para acompanhar as atualizações sem perder desempenho e escalabilidade, são poucas as empresas que oferecem esse tipo de serviço. 

Entretanto, é um grande conforto trabalhar com um parceiro de tecnologia que oferece uma integração de layout único e um formato padronizado para capturar as notas de serviços tomados de várias prefeituras.

Como resolver a emissão e captura de notas fiscais de serviços em vários municípios?

Esse é um assunto que a Vinco pode ajudar as software houses de uma maneira muito prática e eficiente!

A Vinco possui uma solução para resolver os problemas referentes a NFS-e. Com apenas uma integração, a software house passa a emitir e receber as NFS-e de forma padronizada! Veja algumas vantagens:

  • Simples de integrar ao sistema de gestão.
  • Reduz o custo operacional para desenvolvimento, suporte e manutenção.
  • Solução transparente ao cliente final.
  • Aumenta a cobertura de mercado, podendo atuar em mais municípios de forma rápida.
  • Portal web white label para consultas customizadas com a logomarca da software house, títulos, imagens e cores.
  • Desenvolvimento de novos padrões e homologação de novos municípios sem custos adicionais às software houses.
  • Envia documentos individuais, em lotes, síncrono e assíncrono.
  • Padroniza e automatiza a pesquisa e captura das notas de serviços prestados e tomados.

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