Uma dúvida recorrente e comum entre os empresários e as software houses é se a SEFAZ armazena para os contribuintes os DF-es (Documentos Fiscais Eletrônicos) emitidos.

Deve-se confiar somente no armazenamento da Sefaz (se a mesma o fizer), ou é preciso ter uma cópia na empresa também? 

Quer saber a resposta? Então, continue lendo que vamos tirar todas as suas dúvidas sobre isso!

Quem deve guardar o XML para o contribuinte?

Cada estado brasileiro é independente em relação ao ICMS e, por isso, cada um pode ter sua própria legislação e regras, não havendo entendimento homogêneo.

É óbvio que todos os estados possuem uma cópia de todos os documentos fiscais eletrônicos emitidos pelas empresas (notas emitidas) e contra as empresas (notas recebidas) relativas aos seus contribuintes. 

Dessa maneira, o que varia de uma UF para outra é a disponibilidade ou não dos DF-e para download.

Uma vez que a SEFAZ possui os DF-es armazenados e estruturados, alguns estados defendem que não há problema em deixá-los disponíveis para consultas e downloads através dos portais web. Outras UF defendem que disponibilizar os DF-es não é obrigação da SEFAZ e sim do contribuinte. 

Mas uma coisa é homogênea: não há disponibilidade para obter na SEFAZ os XML de DF-e de emissão própria, salvo raríssimas exceções das SEFAZ que disponibilizam o XML para o emitente através de processo administrativo e pagamento de taxas.

Independentemente da postura da UF, existe a obrigação de que o próprio contribuinte deve armazenar seus documentos fiscais eletrônicos.

A Sefaz passa por atualizações frequentemente!

As regras para consultas e downloads através dos portais da SEFAZ vêm sofrendo atualizações constantes e a tendência é que fique cada vez mais restrito. 

Com isso, acaba limitando as consultas para as empresas que estejam envolvidas na operação de venda e transportes e, ainda, somente para os CNPJs citados nos respectivos arquivos XML.

Ainda há certas liberdades onde algumas SEFAZ disponibilizam os arquivos para consulta e download por até 180 dias, após a respectiva emissão do DF-e. Mas isso está mais para exceção do que para uma regra e não é conveniente se apoiar nessa alternativa.

Portanto, a SEFAZ tem sim uma cópia armazenada de todos os documentos. Porém, tem como objetivo primordial os interesses de fiscalização do Estado. 

Dessa forma, são utilizados como base para o lançamento de tributos e a autuação em caso de verificação de infrações.

Por isso, não podemos nos apoiar nessa cópia em poder da SEFAZ, sendo primordial que cada contribuinte armazene uma ou mais cópias em local próprio e seguro.

Quais os riscos de não ter cópia dos seus DF-es?

Já deu para perceber a importância de ter uma cópia de todos os documentos fiscais eletrônicos guardados em uma estrutura própria, não é mesmo?

Veja alguns riscos de deixar os DF-es somente armazenados na Sefaz:

  • Multa por não guardar os DF-es conforme exigência legal;
  • Numa eventual fiscalização, sua empresa não terá uma contraprova, restando como única alternativa concordar com os apontamentos da fiscalização;
  • Depois de um certo período, pode ser que sua empresa não consiga mais ter acesso para visualizar ou baixar o XML pelos portais da Sefaz;
  • Pode ocorrer indisponibilidade do sistema da Sefaz quando for preciso verificar um XML;
  • Caso seja necessário pesquisar diversos documentos ou baixar o XML de um grande período de tempo, a SEFAZ não permite consultas e downloads para essa situação.

Como armazenar o XML de forma segura?

Para armazenar o XML de forma segura, você pode criar uma estrutura própria de armazenamento na sua empresa ou em nuvem. Não esqueça das cópias de segurança (backups) e de testar se as cópias de segurança estão íntegras.  

Uma outra maneira é contar com soluções já prontas existentes no mercado que cuidam do armazenamento estruturado e com segurança.

A solução da Vinco possui uma estrutura preparada para a emissão e gerenciamento de documentos fiscais eletrônicos durante todo seu ciclo de vida.

A software house que implementa o VincoDFe nos sistemas que produz, entrega a seus clientes a segurança e o conforto do armazenamento de todos os DF-es.

Ele é feito através de um portal totalmente white label, que se adequa à identidade visual do sistema de gestão produzido pela software house para que seus clientes tenham os XML armazenados com segurança e sempre disponíveis em poucos cliques.

Além disso, tudo é gerenciado pelo controle de usuário e controle de acesso, através de um desenho muito bem estruturado para gerar esse conforto e essa guarda segura, que é sempre feita por seis anos, ou seja, cinco anos mais o ano corrente.

Enfim, a Vinco se preocupando com isso, oferece diversos recursos que geram tranquilidade para que as software house entreguem a seus clientes um sistema de gestão completo e com grande valor agregado. 

Entre em contato conosco e saiba mais sobre a nossa solução, que faz o armazenamento seguro dos seus DF-es!