Já pensou em fazer o descarte do papel de forma definitiva e esvaziar aquelas gavetas, armários e até depósitos? Poucos sabem, mas isso já é possível!

A legislação brasileira foi modernizada e já permite aplicar a validade legal em documentos digitalizados. Claro que existem algumas poucas exceções que vamos detalhar logo abaixo, mas – de forma geral – tchau papel!

Tudo está apoiado na legislação federal que vem sendo modernizada desde 2012 e já permite realizar o sonho de todos: descartar o papel de forma definitiva.

Leia com atenção o nosso artigo que vamos explicar como é possível fazer o descarte do papel e aplicar a validade legal em documentos digitalizados!

Por que agora já pode fazer o descarte do papel?

É possível descartar o papel porque a legislação está apoiada em Lei Federal de âmbito nacional. 

A Lei vem sendo modernizada desde 2012, onde foi complementada por outra Lei em 2019 e, agora, regulamentada com os detalhes que faltavam por um Decreto de 2020.

Em resumo, a Lei nº 12.682/2012 definiu digitalização no Parágrafo Único do Artigo 1º, dizendo que “Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.”

Mas, somente com a Lei nº 13.874/2019, estendeu a abrangência, possibilitando que documentos originalmente em papel possam ser conservados em meio eletrônico e com o mesmo valor legal do documento físico ou original, com a digitalização de sua imagem.

Para dar forma final, ocorreu a publicação do Decreto nº 10.278/2020, regulamentando e detalhando todos os requisitos técnicos para que os documentos físicos possam ser digitalizados, garantindo a mesma validade legal que o papel original possui.

Por que ninguém lhe disse isso antes?

A Lei nº 13.874/2019 também conhecida como a “Lei da Liberdade Econômica” foi um grande marco e uma grande conquista para o povo brasileiro.

Ela teve como foco reduzir a burocracia, facilitar o trâmite entre governo, empresas e pessoas físicas e simplificar processos complexos que só prejudicavam o crescimento econômico do país.

Com isso, entre os vários assuntos tratados pela Lei da Liberdade Econômica, está a confirmação de que documentos originalmente em papel possam ser conservados em meio eletrônico e com o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

E por que ninguém disse isso antes para você? Talvez por alguns motivos, tais como:

  • Será que é verdade mesmo?
  • Ainda não parei para estudar o assunto.
  • Estou muito ocupado e não posso ver isso agora.
  • Vou esperar os outros fazerem, depois eu faço também!

Portanto, na prática, as Leis estão prontas, promulgadas e vigentes em todo território nacional e, como são Leis federais, são aplicáveis em qualquer estado ou município. 

Dessa forma, continue lendo que vamos detalhar alguns pontos importantes dessas leis e decreto.

É válido para documentos públicos e privados?

Sim, e isso fica claro em alguns trechos da Lei desde 2012:

Lei nº 12.682/2012 Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.

Parágrafo 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

Assim sendo, observem que os arquivos digitalizados passaram a ter a mesma validade legal que os documentos microfilmados utilizados há décadas pelos bancos e entidades financeiras:

Parágrafo 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8/5/68, e de regulamentação posterior.

Além disso, o Decreto reforçou essa abrangência através de seu artigo segundo:

Decreto nº 10.278/2020 Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos: (I) por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e (II) por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:

  1. pessoas jurídicas de direito público interno; ou
  2. outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.

Posso fazer o descarte do papel de forma definitiva?

Sim! O descarte do papel de forma definitiva está explícito tanto na Lei quanto no Decreto:

Lei nº 12.682/2012 Art. 2º-A parágrafo 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.

Veja que a Lei ainda contempla o descarte do arquivo digital após vencidos os prazos de decadência ou de prescrição:

Lei nº 12.682/2012 Art. 2º-A parágrafo 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.

Portanto, para não deixar dúvidas, o Decreto regulamenta e reforça a possibilidade de descarte através do seu artigo nono:

Decreto nº 10.278/2020 Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Quais as exceções para validade legal e descarte do papel?

As exceções são poucas, mas estão descritas de forma clara tanto no Decreto quanto na Lei:

Decreto nº 10.278/2020 Art. 2º – Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:

I – Documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital. Ou seja, não se aplica a arquivos que já são produzidos em formato digital, por exemplo, .PDF, .DOC e outros.

II – Documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional. Por exemplo, cheques, notas promissórias e outros.

III – Documentos em microfilme. Uma vez que estes já possuem legislação própria e já se encontram em formato eletrônico.

IV – Documentos audiovisuais. Ou seja, não permite vídeos e nem áudios.

V – Documentos de identificação. Por exemplo, não se pode descartar Certidões de Nascimento, Casamento, Imóveis e outros.

VI – Documentos de porte obrigatório. Ou seja, não substitui Passaporte, RG e outros.

Além disso, a Lei acrescenta os documentos de valor histórico como exceção ao descarte:

Lei nº 12.682/2012 Art. 2º-A parágrafo 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.

Então é só digitalizar e jogar o documento no lixo?

Claro que não! E esse é um ponto de muita atenção!

A legislação teve a sua publicação em 2012 e 2019, mas somente o Decreto nº 10.278 de 2020 trouxe as regulamentações que permitiram a aplicação das Leis. Vejam como o preâmbulo do Decreto amarra todo o contexto legal:

“O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere (…) regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.”

Dessa forma, para que um documento físico se transforme em digital com validade legal, é necessário seguir rígidos critérios e requisitos técnicos. Desde 2012, a Lei já citava essa necessidade de aplicar mecanismos de verificação de integridade e autenticidade:

Lei nº 12.682/2012 e Decreto nº 10.278/2020

Lei nº Lei nº 12.682/2012 Art. 2º-A – Parágrafo 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.

Lei nº Lei nº 12.682/2012 Art. 3º: O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de assinatura eletrônica. Parágrafo único: Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Porém, somente o Decreto de 2020 regulamentou todos os detalhes:

Decreto nº 10.278/2020 Art. 4º: Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:

1 – Integridade e confiabilidade do documento digitalizado: exige que o documento corresponda fielmente ao original.

2 – Rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos empregados: todos os sistemas envolvidos devem fornecer informações sobre os históricos de qualquer documento que for digitalizado.

3 – Emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado: todos os documentos devem seguir o padrão, resolução e formato para a sua digitalização.

4 – Confidencialidade, quando necessário: dar acesso ao documento digitalizado somente para pessoas que forem autorizadas.

5 – Interoperabilidade entre sistemas informatizados: possibilitar que o documento transite entre diferentes sistemas.

Conclusão? Já posso desfrutar dessa tecnologia?

Demorou! Sim, claro! E a sua empresa está esperando o quê para agilizar seus processos, ganhar tempo, economizar dinheiro e jogar a papelada fora?

Porém, conforme explicamos com todos os detalhes das Leis e Decreto, é necessário que o processo de digitalização siga rígidos critérios e requisitos técnicos, aplicando-se mecanismos de verificação de integridade e autenticidade.

Para que um documento digitalizado ganhe validade legal, é necessário transformá-lo em um “documento eletrônico” com inclusão de metadados, criptografia, hash e certificação digital.

E como a VINCO pode ajudar?

A VINCO é uma empresa com mais de 20 anos dedicados a documentos eletrônicos e, juntamente com a Easy DOC, desenvolveu a solução “Comprovante Legal”.

O Comprovante Legal é uma ferramenta completa que cuida de todo o processo de captura, digitalização, tratamento e armazenamento, transformando os documentos físicos em documentos eletrônicos com validade legal.

Tudo descomplicado, rápido e integrado aos sistemas da sua empresa! Mas atenção, precisa ser feito da forma correta!

E, além disso, você poderá fazer o descarte do papel de forma definitiva!

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