No estado de São Paulo os contribuintes sujeitos ao recolhimento de ICMS são obrigados a ter, pelo menos, um equipamento do Sistema Autenticador e Transmissor (SAT) por loja. Esse aparelho é utilizado para emitir o Cupom Fiscal Eletrônico do SAT (CFe-SAT).

Porém, se ele é obrigatório, como fica a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)? Ela pode ser emitida no estado de São Paulo? O contribuinte precisa escolher o SAT ou NFC-e? É possível aliar os dois sistemas?

Para saber quais tecnologias oferecer aos clientes de São Paulo, continue acompanhando este artigo. Explicaremos como funciona o sistema de emissão paulista e quais os documentos fiscais possíveis dentro dele.

O que é e como funciona o SAT?

O SAT é um aparelho que permite a emissão de documentos fiscais eletrônicos, transmitindo as notas para a Secretaria da Fazenda de São Paulo e permitindo a impressão do Cupom Fiscal em qualquer impressora. O SAT faz todo o processo de assinatura e armazenamento dos documentos até que seja efetivada a transmissão, e a transmissão para a SEFAZ em si. Através da conexão com o sistema da SEFAZ faz também atualizações automáticas.

O SAT é obrigatório no varejo do estado de São Paulo e cada contribuinte precisa ter ao menos um aparelho por loja. Ele foi implementado para substituir os Emissores de Cupons Fiscais (ECFs), que eram impressoras de notas fiscais que passavam por um sistema de homologação bastante complexo e burocrático.

Uma das características do SAT é que ele não precisa estar conectado o tempo todo com a SEFAZ. O envio das notas para a SEFAZ é feito em lotes, de forma periódica. E esse é um dos motivos para a manutenção de sua obrigatoriedade no estado de São Paulo, mesmo depois da chegada da NFC-e.

Existe NFC-e em São Paulo?

Se existe o SAT e ele é obrigatório, como fica a NFC-e? A legislação de São Paulo prevê, no artigo 28 da Portaria CAT 147/2012 que o contribuinte pode decidir pelo uso da NFC-e se assim desejar. Os dois sistemas existem de forma simultânea, sendo que o SAT é obrigatório e a NFC-e é opcional.

A NFC-e tem diversas vantagens tanto para o emissor quanto para o consumidor, podendo-se destacar que a emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE NFC-e) permite que o consumidor consulte o documento diretamente na SEFAZ.

Para isso ele utiliza a chave de acesso de 44 dígitos constantes do DANFE ou até mesmo um QR Code que acompanha o documento. A ideia por trás da NFC-e é justamente eliminar a emissão das notas fiscais em papel, reduzindo os custos da transação e facilitando a recuperação do documento por todos os envolvidos.

Como funciona a emissão de Notas Fiscais em Contingência em São Paulo?

A Secretaria da Fazenda de São Paulo publicou a Portaria CAT 08/2018, que alterou o artigo 25 da Portaria CAT 147/2012 e instituiu a obrigatoriedade de que o contribuinte tenha um equipamento SAT de reserva, devendo mantê-lo ativado para atender aos casos de contingência. Isso significa que toda empresa precisa ter ao menos um SAT ativo para o uso em contingência.

Na prática isso quer dizer que a empresa que opta pela emissão de NFC-e precisa de um equipamento SAT e a organização que emite o CFe-SAT como documento principal precisa de, pelo menos, dois aparelhos.

Em todos os casos, as empresas devem estar atentas para manter seus aparelhos reserva ativos, evitando a desatualização e perda do equipamento. Para garantir que os aparelhos sejam considerados ativos é necessário conectar o dispositivo à Internet pelo menos uma vez ao mês.

Um SAT desatualizado pode se tornar inútil, com a perda do hardware e a necessidade de substituição. Além disso, a falta do equipamento para emissão em contingência ocasionará multas pela falta de emissão dos documentos fiscais. O ideal é manter o SAT sempre conectado e pronto para entrar em ação tão logo seja necessário.

Qual é a melhor opção?

Na hora de escolher entre SAT ou NFC-e, fique com os dois! Isso quer dizer que a melhor combinação é o uso da NFC-e aliado ao SAT, que servirá para emissão de documentos fiscais em contingência.

Se a empresa optar pelo uso do SAT como emissor principal, precisará de outro aparelho para ser o emissor reserva, para os casos de contingência. A aquisição de outro dispositivo faz com que a adoção da NFC-e seja uma opção mais econômica para o negócio, já que esse modelo não exige nenhum dispositivo especial para ser emitido.

Como a obrigatoriedade do SAT é de um aparelho por loja, adotar a NFC-e como documento fiscal principal evita ter que adquirir outro equipamento SAT em cada loja, o que é uma medida inteligente.

As Software Houses precisam se manter atentas ao fato de que o software do PDV deve ser capaz de emitir ambos os documentos. Dessa forma, os clientes do estado de São Paulo podem aliar os dois métodos de emissão e economizar na aquisição de aparelhos.

Adotando essa conduta a empresa precisa ter apenas um aparelho SAT, que permanecerá ativado para se manter atualizado, mas só será utilizado para a emissão em contingência. Para que isso funcione é importante que as Software Houses ofereçam sistemas compatíveis com os dois tipos de emissão, garantindo a funcionalidade dessa dinâmica.

Os contribuintes do estado de São Paulo não precisam escolher entre SAT ou NFC-e. Na verdade, a melhor opção é combinar os dois sistemas, utilizando a NFC-e como sistema principal e o SAT como emissor secundário para o caso de contingência.

Essa forma de emissão traz economia para as empresas, que podem adquirir uma quantidade menor de aparelhos e ainda contam com as comodidades da nota fiscal eletrônica. Adaptar os sistemas para que funcionem nessa combinação é essencial para assegurar a satisfação dos clientes paulistas e atender o maior número possível de parceiros.

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