De quem é a obrigação de gerar o SPED Fiscal?

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituído pelo Decreto nº 6.022/2007, representou grandes avanços na relação estabelecida entre a Administração Tributária e o contribuinte. Muito se ganhou com a informatização dos expedientes contábeis e fiscais e a consequente simplificação do seu cumprimento.

No entanto, apesar das nítidas melhorias originados pelo novo modelo de escrituração, muitas dúvidas ainda permeiam sobre esse tema. A exemplo, uma questão muito comum é em relação ao verdadeiro responsável por gerar SPED fiscal, isto é, quem tem a obrigação de gerar o documento: contador, empresário ou o fornecedor do sistema de gestão?

Pensando em acabar de vez com essa imprecisão, preparamos este post explicando alguns pontos importantes a respeito do SPED fiscal que ajudarão você a entender melhor esse formato de escrituração, cumprindo-o com precisão. Acompanhe!

O que é o SPED?

De maneira bem direta e simples, apenas a título de contextualização, podemos definir o SPED como uma ferramenta de modernização do cumprimento das obrigações acessórias, enviadas pelos contribuintes ao Fisco e aos órgãos fiscalizadores em diferentes esferas de governo, utilizando-se da certificação digital para assinar documentos eletrônicos e garantindo-os total validade jurídica.

O SPED começou com três grandes projetos:

• Escrituração Fiscal Digital (EFD);
• Escrituração Contábil Digital (ECD);
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Atualmente é separado em vários módulos. Vamos nos ater ao SPED Fiscal baseado em arquivos, dos módulos:

• EFD ICMS IPI;
• EFD Contribuições.

Ao falar desse conceito, nos referimos a um arquivo digital cuja finalidade é informar e transmitir todos os documentos fiscais e informações dessa natureza às administrações fazendárias e órgãos de fiscalização federal, estadual e municipal, conforme determina a legislação tributária.

Para que serve o SPED Fiscal?

No contexto das empresas, esse sistema simplifica e otimiza o processo de escrituração e comunicação do negócio com a administração tributária. Por meio de documentos em formato digital e comunicação em tempo real, as pessoas jurídicas não só têm mais agilidade na transmissão dos documentos, mas também eliminam a dependência do papel e processos manuais, lentos e burocráticos.

Por outro lado, a nível governamental, o SPED Fiscal é a base para uma fiscalização mais eficiente, ativa e simples, visto que a tecnologia facilita o cruzamento de dados e informações, encurtando o tempo de identificação de inconsistências, além de facilitar muito a gestão de documentos fiscais do contribuinte.

Como deve ser realizada a entrega do SPED Fiscal?

Indo direto ao ponto, o SPED Fiscal deve obrigatoriamente ser entregue em formato digital e passar pelo crivo de um Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo próprio SPED.

Após esse processo de verificação, no entanto, o arquivo digital ainda fica pendente de ser assinado por meio de certificado A1 ou A3, emitido por uma autoridade certificadora.

Quem é o responsável por gerar o SPED Fiscal?

Embora seja importante conhecer bem o conceito de SPED Fiscal e as etapas envolvidas na geração e entrega do documento, a questão central que causa mais imprecisão não se encontra nesses pontos.

Como dito, a dúvida maior está na hora de definir quem é o responsável por gerar esse documento e transmiti-lo ao Fisco. É isso que responderemos adiante!

Sendo bem pragmático na resposta, com toda a certeza, essa obrigação é do empresário. Isso porque é sobre ele que recairão as sanções e penalidades caso as informações não sejam prestadas corretamente dentro do prazo estabelecido pela legislação.

Vale lembrar, contudo, que ainda que a responsabilidade seja do empresário, ele não desempenha essa tarefa sozinho. Em verdade, para o correto cumprimento desta obrigação, o empresário necessita de assessoria fiscal — que comumente é fornecida pelo contador — e, nos padrões atuais, precisa de auxílio tecnológico, fornecido pelas software houses, responsáveis pelo desenvolvimento dos sistemas de gestão das empresas.

Ou seja, o SPED Fiscal depende da conjugação de funções e responsabilidades entre três importantes atores desse processo: a empresa, o contador e o software. Para não haver nenhum tipo de equívoco nessa relação, é importante conhecermos o papel de cada um deles. Vejamos:

Empresa

Como vimos, é a responsável pela entrega do SPED, pois caso alguma inconsistência ou atraso ocorra, será a principal prejudicada com multas e sanções fiscais.

Para evitar esse tipo de ocorrência, é papel do empresário ou gestor estabelecer uma boa integração entre sua operação e o contador, além de acompanhar os resultados, intermediando a comunicação com a finalidade de evitar qualquer erro ou atrito entre as equipes.

Além disso, deve exigir de seu fornecedor de sistema de gestão que esse produza o arquivo SPED com as informações que gerencia.

Software house

Em regra, é a responsável por operacionalizar e controlar grande parte dos processos operacionais da empresa, como compras, vendas, controle de estoque, faturamento, além de outras atividades estratégicas. Por esse motivo, é comum que o software seja depositário de uma grande quantidade de informações imprescindíveis à geração do SPED.

No entanto, deter as informações não é suficiente para a geração do SPED e muito menos para o seu envio à Receita Federal. Por isso, o mais recomendado é que essas informações sejam exportadas para o sistema da contabilidade para que possa ser gerado o arquivo SPED — conforme explicamos em tópico anterior — onde serão agregadas informações que não estão no sistema de gestão. Como exemplo, é comum o controle de ativo fixo ser realizado em sistema específico.

Contador

O contador é o profissional que se encarrega de realizar a apuração dos tributos, por meio dos seus conhecimentos e informações armazenadas no sistema fiscal que utiliza. Esse é um processo complexo, já que estamos falando de uma grande quantidade de informações.

Por essa razão, para facilitar o trabalho de manuseio e estruturação dos dados necessários ao SPED, o contador necessita de apoio tecnológico, o que é oferecido pela software house.

Isso porque, atualmente, grande parte dos sistemas fiscais existentes no mercado possibilitam a importação de dados de outras origens, e com o diferencial de já realizar essa ação de forma padronizada, seguindo o layout do SPED — o que otimiza de forma significativa o trabalho de integração entre os sistemas fiscais das empresas com os sistemas dos contadores.

Diante disso, o mais recomendado é que o contador importe as informações fiscais por meio do padrão SPED, realize os ajustes necessários para uma correta apuração dos tributos por intermédio do seu sistema fiscal e, por último, gere o arquivo SPED que o empresário precisa enviar ao Fisco.

Por fim, como foi possível perceber, gerar o SPED Fiscal de forma regular não é uma tarefa simples, pois depende de um conhecimento mais amplo acerca do papel de cada envolvido no processo e no manuseio dos dados. Esperamos que este post tenha esclarecido essa questão e facilite o posicionamento da sua software house nesse importante expediente.

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