O certificado digital tornou-se imprescindível na operação diária das empresas. Ele é necessário para documentar todas as vendas, do cafezinho ao avião. Sua função é agregar elementos de segurança e confiabilidade nos documentos emitidos no meio eletrônico.

Porém, se torna um grande problema se estiver vencido justamente na hora que você mais precisa dele.

Entre suas diversas funções para assinatura de documentos e validação de imagens, ele também é essencial e obrigatório para assinatura de documentos fiscais eletrônicos. 

Dessa maneira, é nessa hora que o problemão aparece. Imagine um certificado digital vencendo no meio de um feriado prolongado, obrigando o cliente da software house a interromper a operação de saída de mercadorias até que seja obtido um novo certificado digital. 

Nenhuma empresa quer caminhões parados no pátio aguardando notas fiscais para poder carregar. Ou uma loja fechada por não ter como cumprir a obrigação de emitir o documento fiscal.

Por isso, é importante ficar de olho no vencimento dos certificados digitais. Então, continue lendo que vamos dar dicas de como tratar esse assunto. 

Boa leitura !

O que é o certificado digital e para que serve?

Instituído na legislação brasileira em 2001,  o certificado digital visa dar validade legal aos documentos eletrônicos nascidos do meio digital, através de uma assinatura digital que deposita uma espécie de “lacre” no arquivo impossibilitando sua alteração sem violação do lacre.

Dessa forma, facilita as transações virtuais e traz mais segurança para o dia a dia das pessoas e empresas. Assim sendo, ele já faz parte do cotidiano de milhares de empreendedores e profissionais brasileiros.

Atualmente, na maioria das operações que envolvem o Governo Brasileiro, é obrigatório utilizar o certificado digital para realizar transações, como na emissão de notas fiscais, geração de Guias de Recolhimento, aprovar operações financeiras, entre outros.

Não se esqueça do vencimento do certificado digital!

Todos os certificados digitais têm validade limitada. Dependendo do tipo é de 1 ou 3 anos. Com isso, a legislação cria um mecanismo de revalidação regular para assegurar que o portador do certificado digital tem realmente o poder de assinar pela empresa, no caso de pessoas jurídicas. 

Mas, voltando ao assunto do artigo, nada pior do que um certificado digital vencido naquele momento que você mais precisa dele. Por isso, separamos algumas dicas para você evitar esse transtorno:

1 – Ter dois ou mais certificados digitais de certificadoras diferentes

Você sabia que quando o certificado é renovado na mesma certificadora, somente o último emitido tem validade? Isso quer dizer que o antigo para de funcionar quando emite o novo certificado e se estiver em uso vai prejudicar a operação.

Por isso, a primeira dica, principalmente para quem tem grandes movimentações ou muitas lojas e realmente não pode parar, é utilizar certificados de mais de uma certificadora. 

Com isso, será possível trocar o atual pelo novo com alguns dias de antecedência, e ainda, ter uma contingência temporária no período de transição. Dessa maneira, antecipando a troca, você terá tempo hábil para tratar algum problema do próprio certificado, nos equipamentos, ou no processo de validação. E, ainda, executar testes para ter certeza que nada vai parar.

Além disso, permitirá que você, antes mesmo que chegue a data do vencimento do certificado digital, faltando 10 dias ou uma semana, já troque e substitua esse certificado pelo novo, evitando, assim, surpresas e contratempos no dia do vencimento. 

2 – Usar o certificado A1

Outra dúvida bem frequente é com relação ao tipo do certificado digital a ser utilizado: A1 ou A3. 

Muitas pessoas ainda preferem o certificado A3 e defendem que ele é mais seguro e protegido, se sentindo mais confortável por ele ser físico e poder vê-lo através de um cartão ou token conectado na leitora

Porém, na realidade é o contrário: o A1 acaba trazendo mais segurança ao processo. 

Observe algumas desvantagens que o A3 tem em relação ao certificado digital tipo A1:

  • o certificado digital tipo a A3 necessita de hardware (leitora de cartões ou um token específico);
  • o A3 necessita de instalação e pode apresentar problemas frequentes com a porta USB;
  • A3 necessita que o PIN seja digitado com frequência e isso pode tirar a agilidade das operações;
  • A3 necessita ser instalada fisicamente em um único equipamento e isso impossibilita o uso em ambientes de rede, cloud e internet;
  • Por ser físico, pode quebrar, extraviar ou ser furtado.

Dessa forma, é conveniente dar preferência ao certificado tipo A1, porque além de não apresentar as fragilidades citadas acima, realiza  as mesmas operações que o tipo A3. 

Além disso,  pode-se criar cópias de segurança e, ainda, possibilita sua aplicação em ambientes de rede, cloud e internet, bastando um único certificado para todos os pontos de emissão do documento fiscal, por exemplo.

3 – Utilizar o Vinco Controls

A última dica é utilizar as tecnologias da VINCO para emissão de documentos fiscais eletrônicos. Dessa maneira, a software house terá acesso a um painel que apresenta os seus clientes que estão usando certificados digitais próximos do vencimento.

Isso graças aos recursos de telemetria do VincoDFe, apresentados no portal Vinco Controls. Pois, ele oferece relatórios informativos sobre o status e datas de vencimento de cada certificado digital utilizado para assinar os documentos fiscais emitidos.

Ou seja, além de entregar ao seu cliente a emissão de documentos fiscais eletrônicos com uma solução de primeira linha, sua software house terá o conforto de acompanhar as emissões de todos os seus clientes em tempo real e, ainda, monitorar a validade dos certificados digitais através de um portal web. 

Se quiser mais dicas ou algum apoio para emitir documentos fiscais entre em contato conosco, que atenderemos você com o maior prazer!