Machine learning aplicado à classificação de NCM: como mitigar o risco de autuações fiscais?

Classificar milhares de produtos corretamente pode ser um desafio para qualquer operação fiscal. Descrições semelhantes, cadastros desatualizados e interpretações equivocadas podem resultar em um código NCM incorreto, e o problema pode chegar ao Fisco. 

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é utilizada para identificar mercadorias e influencia diferentes aspectos tributários e aduaneiros. Por isso, uma classificação inadequada pode gerar recolhimentos incorretos, inconsistências nos documentos fiscais e exposição a penalidades. 

É nesse cenário que o machine learning aplicado à classificação de NCM ganha espaço. Com análise automatizada de grandes volumes de informações, a tecnologia pode apoiar a identificação de padrões, apontar inconsistências e tornar o processo fiscal mais seguro. 

Mas como isso funciona na prática? É o que você vai entender a seguir. 

Por que a classificação correta da NCM é tão importante? 

A NCM é um código de oito dígitos utilizado para categorizar mercadorias. Segundo a Receita Federal, essa nomenclatura é adotada pelos países do Mercosul e tem como base o Sistema Harmonizado (SH). 

Mais do que identificar produtos, a classificação fiscal interfere na determinação dos tributos envolvidos nas operações de comércio exterior e na saída de produtos industrializados. A NCM também é utilizada em questões relacionadas a ICMS, valoração aduaneira, regimes especiais e tratamentos administrativos. 

Por isso, classificar um item exige mais do que encontrar uma descrição parecida em uma tabela. É necessário considerar características como composição, finalidade, funcionamento e especificações técnicas da mercadoria, além das regras de interpretação aplicáveis. 

Quando existem milhares de SKUs no cadastro, realizar toda essa análise manualmente aumenta a complexidade operacional. 

Quais riscos uma NCM incorreta pode gerar? 

O primeiro problema é tributário. Uma classificação inadequada pode levar à aplicação incorreta de alíquotas ou tratamentos fiscais e criar divergências entre as informações declaradas pela empresa. 

Além disso, erros podem ser identificados em fiscalizações e cruzamentos de dados. 

Em uma Solução de Consulta publicada em 2024, por exemplo, a Receita Federal esclareceu que, em determinadas operações de importação, a classificação fiscal incorreta pode sujeitar o importador à multa de 1% sobre o valor aduaneiro da mercadoria, conforme a legislação aplicável ao caso. 

Mas o impacto não termina na multa. 

Uma NCM inadequada também pode provocar: 

• Recolhimento incorreto de tributos; 

• Retrabalho da equipe fiscal; 

• Inconsistências em documentos e obrigações; 

• Necessidade de revisão dos cadastros; 

• Dificuldades em auditorias; 

• Aumento da exposição a questionamentos fiscais. 

É justamente para reduzir falhas desse tipo que empresas vêm ampliando o uso de automação e Inteligência Artificial nos softwares fiscais. 

O erro de classificação de NCM ainda gera multa de 1%? 

Não nos mesmos moldes da regra anterior. A Lei Complementar nº 227/2026 extinguiu a tradicional multa aduaneira de 1% aplicada em razão de erro na classificação fiscal de mercadorias. 

Isso não significa, porém, que inconsistências nas informações fiscais deixaram de representar riscos.  

O novo regime sancionatório prevê infrações relacionadas à omissão ou ao fornecimento de dados inexatos ou incompletos necessários ao controle fiscal, como informações sobre responsáveis pela operação, destinação econômica e características essenciais da mercadoria. 

Além disso, a nova sistemática possui critérios próprios para aplicação e cálculo das penalidades, diferentes da antiga multa baseada no valor aduaneiro. 

Por isso, manter a classificação fiscal e os dados relacionados à mercadoria corretos continua sendo essencial para o compliance. A mudança na legislação altera o tratamento da penalidade, mas não elimina a necessidade de processos de conferência, atualização cadastral e prevenção de inconsistências. 

Como funciona o Machine learning aplicado à classificação de NCM? 

O machine learning aplicado à classificação de NCM utiliza algoritmos capazes de analisar dados e identificar padrões associados às classificações existentes. 

Em vez de depender exclusivamente de uma pesquisa manual, o sistema pode considerar diferentes informações relacionadas ao produto, como descrição, categoria, composição, atributos técnicos e histórico de classificação. 

A partir dessas informações, modelos de aprendizado de máquina podem indicar códigos potencialmente compatíveis ou sinalizar situações que fogem do padrão esperado. 

Imagine, por exemplo, que produtos com determinadas características sejam historicamente classificados em um grupo específico. Caso um novo item semelhante receba uma NCM completamente diferente, o sistema pode identificar a anomalia e encaminhá-la para revisão. 

Assim, a tecnologia funciona como uma camada adicional de controle. 

Esse tipo de aplicação faz parte de um movimento mais amplo de uso da Inteligência Artificial na gestão tributária, principalmente em operações que precisam processar grandes volumes de dados fiscais. 

Machine learning elimina a necessidade de revisão humana? 

Não necessariamente. 

Embora o machine learning aplicado à classificação de NCM consiga acelerar análises e identificar inconsistências, a classificação fiscal envolve regras jurídicas e características específicas de cada mercadoria. 

Portanto, a melhor estratégia é combinar automação com governança. 

Na prática, a tecnologia pode assumir tarefas de grande volume e direcionar os profissionais para os casos que realmente precisam de análise especializada. 

Veja como essa divisão pode funcionar: 

O resultado é uma operação na qual a equipe fiscal pode concentrar seus esforços nas exceções e decisões mais complexas. 

Como o Machine Learning ajuda a reduzir o risco de autuações? 

A principal contribuição está na prevenção. 

Quando a empresa identifica uma inconsistência antes da emissão ou escrituração do documento fiscal, existe uma oportunidade maior de corrigir o cadastro antes que o problema se multiplique pelas operações. 

O machine learning aplicado à classificação de NCM pode contribuir principalmente em quatro frentes: 

• A primeira é a padronização dos cadastros, reduzindo diferenças injustificadas entre produtos semelhantes. 

• A segunda é a detecção de anomalias. O algoritmo consegue apontar classificações fora dos padrões observados no histórico da organização. 

• A terceira é a escala. Em empresas com milhares de produtos, a automação permite analisar volumes de informações difíceis de revisar manualmente com a mesma frequência. 

• Por fim, existe a rastreabilidade. Quando a automação está integrada a processos de governança e auditoria, torna-se mais fácil acompanhar inconsistências, revisões e decisões tomadas ao longo do processo. 

Essa abordagem também fortalece o compliance fiscal apoiado por tecnologia.

O que considerar antes de automatizar a classificação fiscal? 

Tecnologia não corrige uma base de dados ruim sozinha. Por isso, antes de implementar modelos automatizados, é importante avaliar a qualidade dos cadastros existentes. 

Descrições genéricas como “peça”, “material” ou “acessório”, por exemplo, fornecem poucas informações para qualquer mecanismo de classificação. 

A empresa também precisa definir regras claras de governança, responsáveis pela validação das exceções e processos de atualização dos dados. 

Outro ponto importante é a integração com o ERP e demais sistemas fiscais. Quanto mais conectado estiver o fluxo de informações, menor tende a ser a dependência de digitação, planilhas paralelas e verificações isoladas. 

É o mesmo princípio da automação fiscal: eliminar atividades manuais onde a tecnologia consegue executar controles com maior escala e consistência. 

Como o Grupo Vinco ajuda a fortalecer o compliance fiscal? 

Automatizar processos fiscais exige mais do que adicionar uma nova tecnologia ao ERP. É necessário integrar dados, regras, documentos e controles para reduzir inconsistências ao longo de toda a jornada fiscal. 

O Grupo Vinco desenvolve soluções integradas e complementares aos ERPs, abrangendo processos como cálculo de tributos, geração e gestão de documentos fiscais eletrônicos, validações e obrigações acessórias. 

Entre as soluções está o Tax Controller, plataforma desenvolvida para apoiar processos fiscais, contábeis e tributários e verificar consistências e inconsistências dentro da operação. 

A combinação entre automação, regras fiscais e inteligência sobre os dados permite reduzir tarefas manuais e fortalecer controles preventivos, um princípio importante para empresas que desejam diminuir sua exposição a erros de classificação e outros riscos fiscais. 

Quer entender como tornar seus processos fiscais mais automatizados, integrados e seguros? Entre em contato com o Grupo Vinco e conheça as soluções para fortalecer o compliance da sua empresa. 

Perguntas frequentes (FAQ) 

Com que frequência a classificação NCM dos produtos deve ser revisada? 

Não existe uma periodicidade única que atenda a todas as empresas. A revisão deve considerar mudanças na legislação, alterações na NCM e modificações nas características, composição ou finalidade dos produtos. Também é recomendável estabelecer verificações periódicas do cadastro para identificar códigos que precisam de atualização. 

Quais informações são necessárias para determinar a NCM de um produto? 

A descrição comercial, isoladamente, pode não ser suficiente. Dependendo da mercadoria, a análise pode exigir informações sobre composição, materiais, função, aplicação, processo de fabricação e especificações técnicas. Quanto mais completo for o cadastro do produto, melhores serão as condições para realizar uma classificação fiscal adequada. 

O que fazer quando existem dúvidas sobre a classificação fiscal de uma mercadoria? 

Quando a empresa não consegue determinar a classificação com segurança, é importante aprofundar a análise das regras e características da mercadoria. A Receita Federal também disponibiliza o processo de consulta formal sobre classificação fiscal, que pode ser utilizado pelos contribuintes nas condições previstas pela legislação. 

Uma mudança nas características do produto pode alterar sua NCM? 

Sim. Alterações na composição, função, material ou outras características relevantes podem fazer com que a classificação anteriormente utilizada deixe de ser adequada.  

Por isso, mudanças no produto também devem acionar uma revisão fiscal do cadastro, evitando que um código antigo seja mantido automaticamente. 

Como manter um histórico das alterações de NCM realizadas pela empresa? 

Uma boa prática é registrar o código anterior e o novo, a data da alteração, o responsável pela revisão e a justificativa utilizada para a decisão. Manter documentos e evidências que fundamentaram a classificação também aumenta a rastreabilidade e facilita futuras auditorias e verificações internas.