Como obter e importar XML da NF-e de maneira fácil e segura no ERP ou TMS?

Um dos maiores desafios dos provedores de sistemas de gestão empresarial (ERP) e de transporte (TMS) é fazer com que o seu cliente, contribuinte, envolvido no processo de uma nota fiscal eletrônica (NF-e) tome conhecimento dos eventos de seu interesse, de maneira segura, eficiente e confiável.

Para isso foi criado o “serviço de distribuição de DF-e de interesse dos atores da NF-e (PF ou PJ)”, que tem por objetivo notificar modificações de situação de uma NF-e aos contribuintes nela citados. 

Portanto, por modificações entendemos quaisquer ocorrências, tais como emissão, cancelamento e manifestações do destinatário entre outras.

Quer saber como integrar o serviço de distribuição de DF-e ao ERP ou TMS que sua empresa desenvolve? Continue lendo que vamos contar como fazer isso.

Gerando valor agregado para o ERP e TMS

O ERP ou TMS que importa os XML dos documentos fiscais eletrônicos onde o contribuinte, seu cliente, é interessado, agrega valor ao sistema e, por consequência, aumenta a percepção de valor do cliente. Com efeito, isso é obtido transformando os dados recebidos do serviço de distribuição de DF-e em informações e ações automáticas nos ERP ou TMS, como, por exemplo:

• Preparar roteiros de transporte;
• Validar pedidos;
• Cadastrar e atualizar NCM e GTIN;
• Conferir tributos do documento fiscal;
• Saber se um documento foi cancelado;
• Conhecer a manifestação do destinatário;
• Ter o registro de entrega;
• Evitar fraudes.

Além dessas vantagens geradas pela integração, há vários outros benefícios empenhados na total dispensa de ação humana para receber os XML, conferir sua validade e verificar se o DANFE que acompanha a mercadoria é o mesmo do XML.

Mecanismos do serviço que geram conforto

A distribuição do DF-e utiliza web services, que podem ser acionados por sistemas elaborados especificamente com essa finalidade. Esses sistemas implementados pelo desenvolvedor passam, então, a receber informações do Serviço de Distribuição destinado a um CNPJ específico.

Dessa forma, para utilizar o serviço, existem várias regras para o consumo de Webservice. A primeira delas é que o CNPJ deve ser validado com certificado digital padrão ICP Brasil. Várias outras regras são aplicadas:

• Há uma numeração sequencial por interessado para identificar as notificações, o NSU;
• Há um limite de consulta ao serviço quando não há documentos;
• Há um limite de tempo para poder baixar um XML através do serviço;
• Caso não seja consultado por 30 dias o serviço deixa de produzir NSU e, por consequência, deixa de distribuir informações;
• A consulta ao serviço de distribuição na situação em que parou de produzir NSU não resultará em nenhuma informação. Nesse caso, a produção do NSU será retomada, mas somente para os XML a partir desse momento;
• Há obrigatoriedade de realizar a manifestação do destinatário em um prazo pré-definido para poder obter XML;

Mesmo com todas essas restrições, existem situações que podem reduzir a necessidade de processamento, comunicação e que também precisam de cuidados especiais, como:

• Utilizar o XML recebido por e-mail ou outro canal;
• Validar um DANFE ou DACTE que não tem um XML correspondente no ERP ou TMS.

Controle e processos reduzem tempo e aumentam a confiança

Com todas essas particularidades de quem está consumindo o webservice, é necessário gastar muita energia e testar exaustivamente a automação, o que pode ser muito difícil dependendo do volume de DF-e recebido pelo contribuinte e da dificuldade de ter uma massa de testes adequada em ambiente de homologação, sem interferir no ambiente de produção do contribuinte.

Sem contar que ao despender energia para implementar essas facilidades a software house precisará deslocar recursos, que deixarão de atuar na melhoria da especialização da SH para desenvolver funcionalidades acessórias.

Portanto, para que o processo seja confiável e seguro é necessário ter pessoas dedicadas ao assunto.

Como a Vinco pode ajudar?

A VINCO tem disponível uma solução robusta, confiável e segura para a gestão de DF-e recebido. Seja por e-mail ou através do serviço de distribuição de DF-e, a solução VincoDFe resolve toda a complexidade do processo e disponibiliza para o ERP ou TMS somente o que interessa: o documento fiscal e seus eventos.

Além disso, APIs bem documentadas, serviço de notificação por webhooks e um portal whitelabel com controle de usuários para a SH disponibilizar ao cliente, conferem ao VincoDFe um valor agregado que é transferido para o ERP ou TMS.

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