Com a alta demanda de trabalho dos funcionários e as falhas que podem acontecer ao longo do fluxo de comunicação da empresa, não é incomum que ocorram erros no processo de fornecimento de informações para documentos, tais como a nota fiscal eletrônica.

A boa notícia é que a companhia pode adotar medidas para sanar esse tipo de inconsistência. Uma das formas de resolver esse problema é por meio da emissão da nota fiscal de substituição. Entenda como isso pode ser feito!

O que é nota fiscal de substituição?

A nota fiscal de substituição é o documento por meio do qual a empresa faz uma anulação eletrônica dos valores de movimentação de uma determinada mercadoria e, em seguida, os modifica com base em informações corretas.

O objetivo da emissão desse tipo de nota é a invalidação de inconsistências de dados produzidas em documentos fiscais que foram expedidos anteriormente, de modo que eles possam ser devidamente corrigidos de acordo com os erros identificados.

Em que situações essa nota deve ser emitida?

A nota fiscal de substituição deve ser emitida nos casos em que não é possível fazer o cancelamento da nota fiscal eletrônica que foi gerada com dados incorretos. Assim, eletronicamente, deve ser feita a anulação dos valores de movimentação do serviço ou bem que foi comercializado. Há um requisito fundamental para a expedição de tal tipo de nota: esse novo documento precisa ser emitido em até 60 dias após a data de emissão da nota fiscal original.

Outra exigência é analisar o tipo de erro que foi cometido na nota fiscal expedida inicialmente. A nota de substituição só pode ser emitida se a inconsistência detectada for a cobrança de um valor maior do que o devido, isto é, quando há a necessidade de reduzir o valor final. Portanto, a emissão dessa modalidade de nota aplica-se apenas à correção de valores declarados de forma equivocada.

Quais as opções de emissão de nota fiscal de substituição?

As opções de emissão de nota fiscal de substituição estão associadas à existência de inscrição estadual da empresa do comprador. Dessa maneira, se a companhia não tiver a inscrição estadual, o tomador do serviço ou do produto deverá efetuar uma declaração de anulação do serviço, especificando informações, tais como número, valor e data da nota fiscal original. Também é necessário mencionar a razão do erro. De posse desse documento, a empresa emite uma nota fiscal eletrônica de anulação de valores.

Já se a companhia que está efetuando a compra tiver inscrição estadual, poderá, de imediato, expedir a nota fiscal de anulação de valores. O novo documento emitido precisa indicar a nota que foi expedida com erro, assim como a nota fiscal de anulação do comprador.

É muito importante ter atenção durante o processo de emissão de notas fiscais, já que esses são documentos que atestam a legalidade das transações efetuadas. O uso de alternativas capazes de corrigir inconsistências, como a nota fiscal de substituição, contribui para que a empresa evite problemas com o fisco, precavendo-se de potenciais sanções, entre as quais está o pagamento de multas. Além disso, ela consegue reduzir os erros cometidos no processamento de dados, otimizando a sua gestão.

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