O processo de geração e validação de documentos fiscais pode trazer problemas quando não é realizado corretamente. Além de demandar tempo da equipe, os erros de um processo ineficaz trazem impactos diretos na rotina de trabalho, como as penalizações da Sefaz (Secretaria da Fazenda).

Nos últimos tempos a Sefaz tem aumentado o monitoramento da geração de documentos fiscais como forma de evitar negligências por parte das empresas e manter o ambiente autorizador operante e com bom tempo de resposta. Com isso, surgem as penalizações para quem consome seus Web Services de forma inadequada, que podem gerar impacto na operação de um negócio.

Para evitar esses problemas nas corporações e alinhar as soluções de DF-e (Documento Fiscal eletrônico – termo genérico para os documentos eletrônicos) com as novas resoluções, entenda mais a norma do ENCAT (Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários)!

Diretrizes do ENCAT

O ENCAT, orgão composto por membros das Secretarias da Fazenda, Receitas, Finanças ou Tributação dos Estados e do Distrito Federal, divulgou uma nova medida prevista na Nota Técnica 2018.002 para esclarecer quais as práticas consideradas “consumo indevido” de Web Services de documentos fiscais eletrônicos.

Os novos regulamentos incidem diretamente nos processos de geração e validação de Nota Fiscal Eletrônica e de Consumidor Eletrônica (NF-e e NFC-e).

Entre os objetivos das novas diretrizes está a redução de requisições repetidas com conteúdo idêntico, geralmente causado por contribuintes que não dão a devida atenção às regras de validação dos DF-es, causando a mesma rejeição repetidamente.

Além disso, essa foi uma estratégia da Sefaz para aumentar a segurança e se proteger de ataques aos seus recursos.

As diretrizes deixam, a critério da UF (SEFAZ do Estado) autorizadora, o bloqueio temporário de acesso aos Web Services aos contribuintes cujo comportamento na emissão de DF-e se enquadre nas regras de “consumo indevido” por um prazo de uma hora.

Segundo a NT 2018.002, o bloqueio ocorre nas seguintes situações, embora essas regras possam ser adaptadas em cada um dos estados brasileiros:

  • envio de NFe ou NFCe com mais de 30 rejeições iguais;
  • envio de evento (Cartão de Correção, Cancelamento etc.) com mais de 20 rejeições iguais;
  • envio de inutilização com mais de 20 rejeições iguais;
  • consulta da mesma NFe mais de 10 vezes no período de 1 hora;
  • consulta de recibo mais de 40 vezes no período de 1 hora.

O contribuinte deve “consertar” esses problemas antes de atingir os limites definidos na NT. Caso não o faça, o sistema da SEFAZ bloqueia o acesso desse contribuinte aos Web Services temporariamente e encaminha a seguinte mensagem de aviso: “656-Rejeição: Consumo indevido” pelo prazo de uma hora.

Se o consumo indevido do serviço de emissão permanecer e o bloqueio temporário se repetir por 50 vezes, a penalização passa a ser mais intensa: o acesso desse contribuinte aos Web Services é bloqueado completamente e o contribuinte só poderá acessá-lo novamente após fazer contato direto com a Sefaz.

O rastreamento e o monitoramento do consumo indevido para aplicação da penalização são feitos pela Sefaz por meio da identificação do CNPJ do certificado de transmissão junto ao endereço de IP ou ainda por intermédio da identificação do CNPJ do emitente.

Consequências da penalização

O bloqueio é indistinto. Quando acontecer bloqueia NF-e e NFC-e. Quantos negócios ou vendas podem ser perdidos em uma hora? Para qualquer negócio a impossibilidade de emissão da NF-e ou NFC-e e perda da venda traz consequências significativas.

O bloqueio pode criar obstáculos em grande parte da rotina de trabalho, uma vez que algumas tarefas dependem diretamente da geração e validação desses documentos, como a saída de mercadorias para entrega.

O problema aumenta quando a reincidência do consumo indevido estende os prazos de bloqueio, o que pode gerar horas ou longos períodos de inoperância do sistema de notas.

Identificação das causas do problema

As verificações trazidas na NT 2018.002 foram pensadas como ferramenta de proteção ao sistema autorizador. Isso se faz necessário porque todos os contribuintes da UF utilizam o mesmo sistema. Se ele, afeta a todos os contribuintes e compromete a geração de tributos para a UF.

Na base desses problemas está a inconsistência de dados cadastrais de produtos, que podem ser originadas na falta de integração eficaz entre os sistemas de gestão e o PDV (Ponto de Venda), falta de integração dos documentos recebidos, demandando redigitação, retrabalho e novas inconsistências.

A automação e a integração desses processos têm como objetivo reduzir consideravelmente a interferência humana e aumentar a capilaridade dos processos internos, o que ajuda inclusive na liberação da equipe para realização de outras atividades importantes para o crescimento do negócio.

Um sistema para soluções eficientes de DF-e deve estar alinhado não só com ERP e PDV do empreendimento como também com as normas estipuladas pela legislação brasileira, nesse caso específico com as normas de emissão de DF-e.

É aí que entra um segundo problema para gestão fiscal: a equipe de desenvolvimento de software pode não estar preparada para desenvolver com qualidade e eficácia as funcionalidades para um sistema de gestão integrado aos documentos fiscais eletrônicos.

Uma solução terceirizada para DF-e ao ser integrada ao software vem contribuir na redução de tempo, recursos e equipe exatamente nesse setor que demanda habilidades e conhecimentos muito específicos. Isso sem falar que um setor especializado nessas soluções vai auxiliar na resolução dos problemas que frequentemente o cliente que adquire um software de gestão enfrenta.

Alinhamento às normas e redução de problemas fiscais

Como você percebeu, o fisco tem apostado em um controle mais direcionado para manutenção do seu sistema de forma segura e eficaz. Embora essas estratégias tragam consequências para as empresas que podem ser desagradáveis, como as penalizações que geram inoperância na geração de NF-e e NFC-e, a regulação pode ser vista como uma oportunidade de adequação efetiva às normas do fisco e melhoramento dos processos de gestão interna.

Ficar de olho nessas resoluções da Sefaz e cumpri-las é uma forma não só de se alinhar à legislação como tornar os processos fiscais empresariais mais robustos, objetivos e seguros.

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